Gestione agenda appuntamenti in automatico

Quì a Segretariaincloud.it fissiamo un sacco di appuntamenti (visite per dottori, colloqui per avvocati, manutenzioni per termoidraulici, sopralluoghi per architetti, ecc.), passiamo così tante ore al telefono a gestire le tue prenotazioni che ci siamo detti: “e se lo rendessimo automatico?

Cioè… Non sarebbe bello se fossero i tuoi clienti, da soli, a prenotarsi un appuntamento con te?

L’abbiamo fatto 🙂

Chiamale prenotazioni automatiche o tele-prenotazioni, ti sarà sufficiente appuntare le tue disponibilità in gCal o iCal e al resto penseranno i nostri algoritmi che risponderanno ai tuoi clienti, aggiorneranno il tuo calendario e ti notificheranno l’esito in tempo reale.

Finalmente alleggerirai il lavoro della tua segretaria (o quello delle nostre) e potrai affidarle compiti più importanti.

Così i tuoi clienti prenoteranno i tuoi servizi o le tue visite direttamente via Web da smartphone, tablet o PC, da qualunque luogo e a qualsiasi ora del giorno e della notte.

Sicuramente il nostro servizio renderà felici medici, terapisti e parrucchieri, ma l’abbiamo ideato per adattarsi al meglio a moltissime attività:

  • visite con dottori;
  • sedute con dentisti;
  • tagli con parrucchieri;
  • trattamenti con estetiste;
  • pulizie e manutenzioni con idraulici/caldaisti;
  • campetti di calcio con società sportive o centri parrocchiali;
  • escursioni bici, arrampicata, rafting, canoa, vela, surf, paracadutismo o parapendio con guide outdoor;
  • corsi di strumenti musicali con musicisti;
  • prenotazioni di aule e sale riunioni.
Provaci gratis, i nostri tecnici metteranno a punto il servizio in base alle tue esigenze e ti aiuteranno in ogni aspetto della gestione.

COME FUNZIONA

  • ti apriremo una pagina Facebook;
  • ti imposteremo una chatbot congeniale alla tua attività e i tuoi clienti effettueranno la prenotazione direttamente all’interno della chat;
  • i clienti si prenotaranno in pochissimi step: 1- scelta del servizio (es. visita o terapia o taglio di capelli) 2- scelta da chi desiderano venga fornito il servizio (es. se disponi di più collaboratori) 3- scelta di data e ora tra quelle disponibili 4- inserimento dati e conferma;
  • sincronizzazione in tempo reale con il calendario di Google.

Lo ripetiamo illustrandolo con immagini:

facebook-business-page
Prima di tutto ti apriremo una pagina Facebook, la pubblicizzerai o fornirai il link con un qr-code che affiggerai fuori dalla tua porta.
facebook-messenger
Di sicuro molti tuoi clienti apriranno il qr-code da smartphone e si troveranno a tu per tu con Facebook Messenger. Altri si collegheranno invece alla tua pagina Facebook e interagiranno da là.
chatbot-facebook.png
Supponiamo tu faccia il dottore. La chatbot di Facebook risponderà alle domande più frequenti dei tuoi pazienti e – in caso vogliano fissare una visita – li accompegnerà a farlo come sa fare la segretaria più brava del mondo (asimmetria informativa e no buchi).
app-chatbot
Subito dopo ogni prenotazione, il cliente riceverà la conferma con il riepilogo della prenotazione, mentre tu riceverai una notifica app o mail o sms di notifica con tutti i dati.
calendario google.jpg
La sincronizzazione su calendario è istantanea. Se ti chiedi come gestirai di volta in volta le disponibilità (orari, giorni liberi, pause, ecc.), lo farai direttamente da calendario.

Un nostro tecnico effettuerà la predisposizione iniziale del servizio sulla base delle tue esigenze e ti aiuterà in ogni aspetto della gestione. Avrai assistenza tecnica 7 giorni su 7, un nostro tecnico di cui avrai cellulare risponderà ad ogni quesito o dubbio.

Vuoi che la chatbot funzioni anche sul tuo sito? Nessun problema.

Stiamo anche lavorando alacremente per rendere il nostro servizio multi-sede e multi-utente.

DEMO

Se non ci credi, prova quì.

QUANTO COSTA

Clicca sulla barra in fondo alla pagina https://www.segretariaincloud.it/gestione-agenda-appuntamenti-in-automatico, il prezzo cambia a seconda del numero di appuntamenti al mese, ogni mese avrai 10 appuntamenti gratis di base.

Non c’è nessun costo di attivazione del servizio.

FAQ

  • “Come faccio a convincere i miei clienti a usare una chatbot?” Infatti non devi farlo assolutamente, quello che devi fare è solo mettere a disposizione una sceltà in più, scoprirai che saranno loro i primi ad usarla, specie i più giovani, appena scopriranno che non dovranno chiamarti al telefono un sacco di volte perchè è sempre occupato. Chiediti piuttosto “se anche solo il 30’% dei miei clienti fa da solo, quanto risparmierò in denaro, tempo e stress?”.
  • “Non ho un sito, come posso attivare il servizio?” Non ti serve, hai di sicuro una pagina Facebook, ti imposteremo una chatbot cosicchè ogni tuo cliente avrà tutte le risposte che cerca da Facebook Messenger.
  • “Ho un sito, posso integrare il servizio?” Sì, inserirai uno snippet di codice cosicchè ospiterà Facebook Messenger.
  • “Posso provare il servizio prima di acquistarlo?” Funzioniamo a consumo e hai fino a 10 appuntamenti gratis al mese, per cui sì. Forse ci userai sempre gratis.
  • “Dopo essermi registrato cosa devo fare per iniziare?” Un nostro tecnico ti chiamerà e, sulla base delle tue esigenze, farà la configurazione e ti spiegherà come utilizzare il servizio. Anche dopo la messa a punto iniziale, i nostri tecnici saranno sempre a tua disposizione per qualsiasi necessità tramite cellulare, chat o mail.
  • “È possibile fare in modo che gli appuntamenti prenotati on line dai clienti vengano automaticamente inseriti anche nella mia agenda di Google?” Certo che sì, infatti i nostri algoritmi interagiscono proprio con quell’agenda.
  • “Siamo 3 medici che condividono lo stesso studio, possiamo attivare il vostro sistema di prenotazioni con un unico abbonamento?” Ci stiamo lavorando, i tuoi clienti potranno effettuare le prenotazioni scegliendo il medico con il quale prenotare una visita.
  • “Sono un parrucchiere e nel mio studio abbiamo più collaboratori/addetti che oltretutto effettuano numerosi servizi di durata diversa (taglio, tinta, permanente, ecc.). Si adatta alla mia attività?” Ci stiamo lavorando, i tuoi clienti potranno effettuare una prenotazione scegliendo l’addetto che preferiscono e il tipo di servizio. Ad ogni servizio viene associata una durata diversa.
  • “Sono un medico e ho due studi nei quali ricevo i clienti, è possibile fare in modo che chi prenota possa scegliere la sede presso la quale effettuare la visita?” Ci stiamo lavorando, i tuoi clienti potranno scegliere la sede in fase di prenotazione.

 

segretaria virtualeAutore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).

 

 

Cosa sono le robocall e perchè i robocaller vincono anche se non rispondi

Dopo 4 anni di attività, quì a Segretariaincloud.it notiamo che sta lentamente crescendo un nuovo fastidioso fenomeno.

Non è tanto il telemarketing a cui riagganciamo subito ma sono squilli che abortiscono subito dopo. Spesso Google li riconosce come pubblicità ma a volte purtroppo no, il chè ci induce allora a richiamarli (“mai chiamate perse” è il nostro motto) solo per scoprire che non c’è nemmeno linea.

Sono robocall.

Le robocall sono chiamate automatiche, pensa a quando la Asl ti invia un promemoria per una visita medica o a quando Telecom ti scassa la minchia per ritornare.

In teoria le robocall dovebbero cmq essere pensate per recitare una frase.

E invece no…

Se ignori infatti una robocall non impedisci ad alcuni truffatori di fare soldi dai servizi di caller-ID.

Il Caller ID sta purtroppo accrescendo uno dei molti problemi che era stato sviluppato per fermare: le chiamate spazzatura.

Robocaller illegali, o congegni che sommergono i telefoni fissi americani con chiamate di marketing, usano un sistema di identificazione vecchio di decenni per far soldi, anche quando nessuno risponde.

Di solito gli scammer guadagnano un sacco se pescano il credulone che rivela il numero di carta di credito o dà info sul conto corrente, ma i robocaller guadagnano anche grazie a database poco conosciuti che cercano di identificare chi sta chiamando.

Ogni volta che viene visualizzato il nome di un chiamante, le compagnie telefoniche pagano piccole commissioni (frazioni di pochi centesimi) a database che archiviano tutto in record. Alcune di queste commissioni vengono girate al chiamante.

Con milioni di chiamate automatiche al giorno, gli importi crescono.

“Saranno anche pochi centesimi per gli scammer ma è più del costo di fare le chiamata”, dice Aaron Woolfson, presidente di TelSwitch Inc., una società che rilascia licenze per software di fatturazione per telecomunicazioni.

I cellulari hanno rimpiazzato le linee fisse in molte case ma secondo la Federal Communications Commission nelle case degli Stati Uniti ne resistono ancora circa 121 milioni e quelle linee fisse sono sempre più sul lato ricevente di robocall mascherati da telemarketing.

È difficile quantificare il numero di robocall recevute dai telefoni fissi ma applicazioni mobili mirate a rilevare e bloccare i robocaller danno  un’idea di scala. Ad esempio nel 1° trimestre del 2018 Hiya, una delle centinaia di app con funzioni di blocco delle chiamate, ha contato circa 5 miliardi di robocall fatte a cellulari USA, +10% rispetto al periodo precedente.

Molti robocaller sono diventati più sofisticati con lo “spoofing” o inventando il caller ID che un destinatario vede sul cellulare/fisso. Nel 1° caso i robocaller usano un prefisso locale per incoraggiare le vittime a rispondere. Nei primi 5 mesi dell’anno gli americani hanno sporto centinaia di denunce alla FCC,+100% rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso.

La catena di transazioni in molti altri schemi di robocalling illegale funziona così: i truffatori acquistano un blocco di numerazioni inutilizzate e inviano ai database di caller-ID nomi e indirizzi fittizi per questi numeri.

Spesso assumono call center per fare milioni di robocall che attivano interrogazioni ai database di caller-ID. Alcuni database sono gestiti dagli stessi operatori come AT & T Inc. mentre altri sono gestiti da altre società come Neustar Inc.

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Il vettore del destinatario paga una piccola commissione per tale richiesta di informazioni quando consegna un nome, in genere tra 0.0025$ e 0.005$. Alcuni database quindi restituiscono una parte di tale micropagamento alla società che controlla il numero di telefono chiamante, la società che completa la chiamata o il loro cliente.

Un portavoce di AT&T dice che l’azienda offre ai suoi clienti strumenti per fermare le robocall e che “nel tempo abbiamo migliorato le nostre difese, modificando i requisiti per i pagamenti ai nostri clienti di database caller-ID, il chè ci ha permesso di controllare meglio il nostro database e rimuovere gli incentivi per attività vietate. ”

Neustar terminerà il suo programma di condivisione utili dalle interrogazioni al suo database con alcuni fornitori di servizi di chiamata.

James Garvert, vicepresidente della gestione dei prodotti per il caller-ID a Neustar, ha dichiarato che la società non ha ricevuto alcuna compensazione dal suo database caller-ID utilizzato per campagne illegali di robocalling.

Voice Broadcasting Software, una società di Los Angeles che offre call center a noleggio, pubblicizza su sito la possibilità di effettuare fino a sei milioni di chiamate al minuto. Attraverso il suo programma di condivisione utili, i clienti possono fare 2500$-5000$ al mese per cinque milioni di query fatte ai database caller ID, recita sempre il sito. Ogni tentativo di parlare con qualcuno della società è stato inutile.

I regolatori monitorano tali accordi di condivisione utili. In una causa della Federal Trade Commission del 2015 contro aziende accusate di aver fatto miliardi di robocall per publicizzare crociere, la FTC ha affermato che la campagna era stata finanziata con 135000$ in commissioni da richieste a database caller-ID per quattro mesi.

Ad oggi, gli sforzi delle autorità di regolamentazione per reprimere i truffatori e i call center complici nelle loro campagne sono serviti a poco.

Un grosso ostacolo, dicono gli avvocati di telecomunicazioni, è che non tutte le robocall sono illegali. Alcune vengono fatte per scopi legittimi come i promemoria per visite mediche o le campagne politiche. I call center o i venditori di numeri assunti per scopi legittimi possono però essere anche utilizzati dai truffatori.

“L’intera rete è stata strutturata per inviare chiamate, non per bloccarle”, dice Jim McEachern, principale tecnologo di Alliance for Telecommunications Industry Solutions che sta lavorando su un metodo di verifica delle chiamate. “È progettato per non giudicare se si tratti di una buona chiamata o di una cattiva chiamata.”

Concludendo.

Anche in Italia stiamo forse iniziando ad osservare qualcosa di simile. Nei prossimi mesi integreremo nella nostra piattaforma tool automatici per respingere queste tecniche. Interrogheremo anche gli operatori Telecom/Vodafone/Tre/Fastweb/ecc. per capire se esiste una struttura di incentivi simile a quella americana e pubblicheremo quì le risposte.

Ad ogni modo, buon ferragosto 🙂

Noi continuiamo a lavorare.

 

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Dottori sempre più connessi e al lavoro sui social

Quì a Segretariaincloud.it ci accorgiamo ogni giorno che i dottori più giovani sono avezzi a vivere in rete e non solo in corsia 🙂

Certo non c’è ancora nulla che sostituisca il contatto diretto, imprescindibile, ma l’evoluzione in atto è un segno del mutamento delle professioni e i medici si adeguano ai tempi che corrono.

I camici bianchi per cui rispondiamo al telefono usano whatsapp per ricevere analisi ed esami dai pazienti e stanno su Facebook e Instagram per condividere info utili e rispondere ai loro dubbi.

«Il medico trentenne è un professionista in grado di combinare la pratica medica con lo sviluppo tecnologico e l’attività imprenditoriale», dice Carola Salvato di Havas Life, società che si occupa di comunicazione in ambito medico/sanitario.

L’agenzia, in collaborazione con Ipsos, ha realizzato un’indagine tra i giovani specialisti. La ricerca ha coinvolto 152 medici millennials (età media 31 anni), con lo scopo di identificare comportamenti che avranno un impatto sullo sviluppo della medicina del futuro (quella dei nati negli anni Ottanta e diventati maggiorenni nel 2000 è una generazione che capisce il digitale).

L’84% degli interpellati trascorre più di un’ora al giorno su internet. Navigano attraverso device mobili (smartphone, portatili, tablet e molto poco col PC fisso). Inevitabile la presenza sui social network: appena il 7% non ha un profilo social.

I millennial non hanno dubbi: la tecnologia cambierà la relazione dottore – paziente. Il tempo dedicato al dialogo resterà importante ma, soprattutto per i dottori non ancora specializzati, è forte la convinzione che dare ai pazienti la possibilità di avere accesso con continuità e ovunque si trovino a contenuti e servizi dedicati li renderà interlocutori più consapevoli.

Cruciale rimarrà la figura del medico di base, sempre più chiamato a limitare gli accessi alle strutture ospedaliere.

I medici più giovani ritengono insomma che il futuro del mondo della salute sarà sempre più incentrato su scienza (per le decisioni di trattamento) e tecnologia (come semplificatore della pratica clinica, comunicazioni al volo, monitoraggio dei dati clinici e agevolazione dell’aderenza del paziente alle terapie).

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Noi che in remoto gli fissiamo visite in calendario (senza buchi) e gli notifichiamo istantaneamente ogni richiesta dei pazienti via App Android e iOS, beh… lo vediamo ogni giorno 🙂

 

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Privacy, cosa cambia con il Gdpr

Da oggi è in vigore il general data protection regulation, il nuovo regolamento sulla protezione dati che si applicherà a tutte le informazioni elaborate in Europa o da aziende insediate nella Ue. Hanno intasato la posta anche a te? 🙂

Ecco le novità principali in breve:

  • ogni impresa designa un «responsabile protezione dati» (art. 37) a cui potete rompere in ogni momento;
  • per accedere ai tuoi dati personali, l’impresa chiede il consenso con un linguaggio semplice e chiaro (art. 7) e spiega bene perché e a quale fine li utilizzerà (art. 13);
  • l’impresa è tenuta a dirti per quanto tempo custodirà i tuoi dati;
  • diritto all’oblio (art. 15), cioè devi poterti cancellare;
  • diritto di rettifica (art. 16);
  • diritto alla portabilità dei dati (art. 20): puoi chiederci l’invio di un file con tutte le tue info per passare magari al concorrente;
  • se «bucano» il sito (data breach) l’impresa lo deve comunicare al garante della privacy (chiamando 06.696771 a Piazza di Monte Citorio 121 Roma o con mail a garante@gpdp.it) entro 72 ore «a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche». Multe fino a €10m senza adeguata cura dei dati. In teoria, stop a scandali come Cambridge Analytica (Facebook ha indirettamente sponsorizzato la campagna elettorale di Trump), violazione del 2015 confessata nel 2018 😦
  • art. 80, possibilità di avviare class action per farti rimborsare.

Il team di Segretariaincloud.it rispetta già queste regole da tempo, come norma di buona autocondotta (ad esempio cancelliamo sempre tutti i dati dei tuoi chiamanti oltre i 3 mesi dal giorno corrente per evitare leak). Dopotutto ti facciamo da segretaria, a volte siamo finanche il tuo braccio destro, quindi la fiducia è tutto.

Piuttosto, siccome le nostre segretarie ricevono spesso chiamate di telemarketing dirette a te e ogni volta riagganciamo subito chiedendo di cancellarci dai registri e non richiamare più (non fa piacere nemmeno a noi essere bombardati inutilmente), mi domando: “non dovrebbero avere adesso il vostro consenso esplicito prima di chiamarti? Dopo tutto chi invia per esempio newsletter sta mandando mail a raffica per avere il consenso a continuare”. Consiglio per le autorità italiane: create 1 pagina web (manuale) e 1 api (automatico) perchè i cittadini e le imprese come le nostre possano trasmettervi anche solo con 1 pulsante ogni numero che fa telemarketing, 1 volta al mese interrogate il database e fate pagare penali progressive ai titolari dei numeri più ricorrenti. Sarebbe così facile se lo voleste…

Il primo a dover essere multato stamane? Il governo italiano (link da Il Fatto Quotidiano, guardare il video per credere) che è già stato derubato di milioni di dati utente nel nuovo sito nazionale implementato da Infocamere e dedicato alle imprese.

Cmq una buona legge in ogni caso, anche il New York Times stamane plaude all’Europa che “enacts the world’s toughest rules to protect people’s online data“.

 

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LA SEGRETARIA DIVENTA “ESTERNA”. SEGRETERIA IN OUTSOURCING.

Avresti mai pensato che esistono servizi online per “noleggiare” una segretaria umana per gestire in maniera professionale ed economica il tuo business? E quanto costa noleggiare una segretaria in carne ed ossa per rispondere alle chiamate dei tuoi clienti? Davvero molto meno di quanto ti aspetti, grazie all’economia di scala attivata da servizi come il nostro. A questo link ad esempio è possibile avere subito un preventivo personalizzato e senza alcun impegno per una soluzione di segreteria telefonica in outsourcing.

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La segretaria “a noleggio” ti fa risparmiare sui costi di ufficio.

Il mondo è diventato così flessibile e digitale che sono moltissime le app che ti facilitano la giornata e ti fanno ottimizzare i costi del tuo lavoro. Sono anni di forte crisi e per la tua azienda è fondamentale cercare sempre soluzioni alternative per snellire il lavoro e ricorrere finanche a risorse esterne per risparmiare di brutto sulle uscite fisse.

L’outsourcing offre a professionisti come te una serie di servizi a valore aggiunto che possono alleggerire non poco il tuo business (per non parlare dei costi minimi).

Uno dei servizi più gettonati dell’outsourcing è appunto la segreteria a noleggio. Siete sempre di più ad affidarvi alla nostra azienda specializzata nei servizi di segretariato, dandoti cosi la possibilità di dedicarti maggiormente alle tue mansioni, concentrandoti su quei processi che portano a un incremento reale del tuo profitto.

La segreteria outsourcing è pensata soprattutto per professionisti e piccole e medie imprese, per aiutarti in compiti di tipo organizzativo o per allestire azioni di marketing.

Contattaci quì e richiedici un preventivo.

LE MANSIONI DELLA SEGRETARIA A NOLEGGIO

Le nostre segretarie si occupano principalmente di rispondere al telefono, veicolare al meglio tutte le chiamate dei tuoi clienti, gestire e inoltrare le mail. Gestiamo e organizziamo anche la tua agenda.

Acquistare da noi un pacchetto di segretariato esterno ti fa risparmiare un sacco e ti dà accesso a servizi illimitati in giorni e orari. Parliamo di max flessibilità e non di dover assumere una segretaria a tempo pieno da tenere in ufficio (25000€ lordo all’anno con minimo inquadramento contrattuale).

Affidarti quindi ai nostri servizi esterni, anche di segreteria, può farti risparmiare tanti soldi e si può tradurre anche in una riduzione delle tue ore effettive di lavoro.

Un esempio di esternalizzazione fatta male è quello di Tim Vodafone Wind Tre e Enel che hanno delocalizzato i call center in Romania o Albania, noi affidiamo invece il lavoro a professioniste laureate 100% italiane e residenti in Italia, oltretutto ben specializzate (altrimenti come sapremmo il gergo di dottori, avvocati, termoidraulici, amministratori di condominio, architetti, consulenti del lavoro, ecommerce, ecc?), provaci e vedrai che ti porteremo ottimi risultati.

 

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WhatsApp Business

La pausa natalizia è finita e siete ormai tornati al lavoro, mentre quì le nostre segretarie hanno continuato a rispondere normalmente alle vostre chiamate.

Chi non usa WhatsApp, l’app di messaggistica più usata (in ben 109 Paesi su 187 analizzati da SimilarWeb)?

Da adesso, se sei una piccola e media impresa, l’azienda controllata da Facebook ti permette di crearti un profilo su WhatsApp Business e rispondere ai tuoi clienti separando i messaggi personali da quelli di lavoro.

Icona simile a WhatsApp classico, ti registri indicando indirizzo fisico, mail e sito web. Puoi creare risposte rapide per le domande frequenti, messaggi di benvenuto per presentare la tua attività e di assenza per quando non ci sei. Proprio come già avviene per la versione di Messenger delle pagine Facebook.

WhatsApp Business offre anche statistiche sui messaggi, come il numero di quelli letti, per elaborare nuove strategie di comunicazione.

Quando un’attività conferma il proprio numero di telefono, riceve un badge di riconoscimento che ne attesta l’ufficialità, così da essere meglio riconoscibile dai clienti.

È una novita del nuovo anno ma, spesso, le novità dei big della tecnologia finiscono per fallire.

Se non hai un Dual Sim, ad esempio, perchè dovresti usarla? 😦

Come al solito, secondo WhatsApp, che cita uno studio condotto da Morning Consult, le piccole imprese la considerano già una mirabilia per customer service e lead. Ma, come al solito, le installazioni su Google Play sono ancora poche e di sicuro fioccano tante critiche: chi la considera un doppione di WhatsApp normale perchè su cellulare escono cmq anche tutti i contatti privati, no multiutente perchè l’uso è limitato a 1 telefono alla volta (inutile per un’attività in cui devono rispondere più persone), dal PC non si può usare in via autonoma, poche funzioni e nome non modificabile, unica differenza dalla versione normale solo il messaggio di benvenuto e assenza, ecc..

Insomma, dal punto di vista tecnico, se hai un’attività, meglio se apri canale e bot su Telegram. Peccato che i tuoi clienti non siano però tech savvy e difficilmente lo usino…

Per cui nulla di fatto, continua come sempre, business as usual

 

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Buon Natale: differenza tra assistenti virtuali vere e software

Auguri di Buone Feste a tutti! Buon Natale e felice 2018!

Anche Capodanno è vicino, ma noi continueremo a lavorare come al solito e chiuderemo solo nelle festività comandate con colore rosso acceso in calendario 🙂

È stato un anno di lavoro intenso, ho letto da poco 2 articoli dedicati agli assistenti virtuali (quì e quì) e mi hanno fatto riflettere molto sulla nostra attività.

Noi di Segretaria in Cloud siamo assistenti virtuali vere, in carne ed ossa, ma esistono anche quelle software.

Fanno cose diverse da noi e non sono paragonabili a cosa sa fa un essere umano ma sono cmq utili.

Le assistenti software sono tecnologie di machine e deep learning, cioè algoritmi di intelligenza artificiale che riconoscono la tua voce ed eseguono semplici task. Si chiamano Siri, Google Assistant, Alexa e Cortana.

  • Ad esempio, da Android 6 in sù, se pronunci la frase “Ok Google”, lanci ricerche di ristoranti o posti d’interesse vicino dove sei, ti fai dire il meteo, traduci parole, fai di conto, attivi il Bluetooth, avvii chiamate telefoniche, apri Facebook e Twitter, registri un evento sul calendario e visualizzi le foto di una vacanza di 3 anni fa in archivio. Forte! 🙂
  • iOs 11.2 non ha migliorato Siri (eccetto Pay Cash). Si potrà usare presto always-on anche da iMac Pro se monterà A10 Fusion come nell’iPhone 7. Oltre al solito, traduci frasi in altre lingue senza aprire app o siti esterni e se sei in viaggio traduce dall’inglese all’italiano.
  • Con l’altoparlante “smart” (Echo), Alexa for business (non ancora in italiano) è un maggiordomo che ti gestisce l’agenda per gli appuntamenti di lavoro e ti fa avviare sessioni di videoconferenza e conference call.
  • Per Cortana, prima di giudicare, aspettiamo l’aggiornamento di Windows 10 in primavera 2018 (anche Xbox) e quello italiano per iOs e Android.
  • P.S. sia che usi Google Now, Siri, Alexa o Cortana, attento agli hacker, potrebbero bypassarti con la tecnica “Dolphin Attack” degli ultrasuoni e aprirti siti pericolosi o sbloccare il tuo antifurto.

Insomma, hai capito.

Tuttavia, nessuno può sostituire un essere umano in certe cose: prova tu infatti a parlare e “quagliare” con chi ha più di 60 anni o spergiurare all’ansioso di turno che l’appuntamento in agenda è stato fissato e non si deve proprio più preoccupare. Le nostre segretarie sanno fin troppo bene che la gente che ci chiama ogni giorno NON vuole parlare con un robot.

Ciònondimeno, se ti installi un altoparlante in ufficio, Alexa è utile perchè gli parli e ti accende la luce, alza le tapparelle, prenota una stanza per una riunione, ti cerca un documento su Salesforce e Outlook o ti regola il proiettore prima del meeting.

In un altro interessante articolo del Sole 24 ore, si parla di “Cobot“.

Il senso è proprio quello. L’obiettivo non è sostituire i dipendenti di un’azienda, ma contribuire ad eliminare l’attrito che le attività più ripetitive e banali fanno accumulare tutti i giorni. Dynatrace permette ai dipendenti della tua ditta di chiedere, a voce o con chat bot, report di produzione e vendita, realizzati magari allenandosi su Ibm Watson. X.ai riduce il traffico email per organizzare meeting e riunioni, grazie a un meccanismo di brokeraggio delle disponibilità dei partecipanti, sincronizzando le agende di tutti.

Tutta questa intelligence, accessibile grazie al cloud, aiuta già molte piccole e medie imprese come la tua: quando un tuo cliente ti chiama (e quindi rispondiamo al tuo posto), noi sappiamo già da che fisso o cellulare chiama e spesso sappiamo già il suo nome, qual è la sua mail, quante volte ha chiamato negli ultimi 6 mesi, cosa c’aveva detto ogni volta…

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Il segretariato in remoto come il nostro ci permette di prenderci cura del tuoi clienti come nessuna segretaria potrebbe se fosse semplicemente seduta nel tuo ufficio e alzasse una normale cornetta. Sembra già così antico 🙂

 

segretaria virtualeAutore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).

 

 

 

 

Perchè ti serve un’Assistente Virtuale.

Come titolare di una ditta, hai probabilmente già pensato di assumere un’Assistente. Eccoti allora 5 ragioni perchè hai bisogno di un’Assistente Virtuale e come può aiutare i tuoi affari.

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Molte p.iva e imprenditori considerano se assumere o meno personale in più. Sia che tu abbia appena iniziato, o voglia espanderti, o abbia semplicemente bisogno di diventare più organizzato ed efficiente, la necessità di delegare task amministrativi è un problema tipico.

Sapere di aver bisogno di aiuto è la parte facile, ma decidere come trovare quell’aiuto è più impegnativo. È meglio assumere internamente o hai bisogno di un’Assistente Virtuale? Quanto è economica un’Assistente Virtuale? Quali sono i reali benefici per te e il tuo business se assumi una Virtual Assistant?

Eccoti 5 importanti ragioni per “assumerla”, più l’impatto positivo che avrà per la tua attività e il bilanciamento vita-lavoro.

1. USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE TI FA RISPARMIARE SOLDI

Il tuo tempo ha un valore, e intendiamo letteralmente. Per esempio, se fatturi 100€ all’ora e usi il tuo tempo per fare piccoli task ripetitivi invece di pagare qualcun altro 25€ all’ora per farli, stai perdendo soldi…

Il tuo tempo dovrebbe essere speso sul lavoro importante che fa andare avanti la tua attività e non può essere fatto da altri. Lo stipendio medio per un’Assistente personale è di €26K all’anno, ma usare un servizio di Assistente Virtuale costa solo dai €1K ai €5K per anno, che è un bel risparmio! E, una volta che hai scaricato quei task time-consuming alla tua AV, la crescita potenziale in produttività e vendite può avere un impatto significativo sul tuo business e budget.

2. USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE TI FA RISPARMIARE TEMPO

Hai così poche ore in un giorno, le stai spendendo sui task più produttivi o ti fai mangiare il tempo da e-mail e scheduling senza fine?

L’Harvard Business Review ha fatto uno studio di 3 anni che mostra che delegare task meno produttivi e ripetitivi può farti risparmiare ogni giorno fino al 20% del tempo produttivo. Cioè ti fa risparmiare un intero giorno lavorativo alla settimana. Cosa faresti con un giorno extra ogni settimana?

Potresti usare quel tempo per vendere di più o connetterti con più gente (PR). O forse potresti bilanciare di più la tua agenda trovando spazi per priorità personali come andare in palestra o stare con famiglia e amici. Delegare le piccole cose ti permette di scegliere come usare meglio il tuo tempo.

3. AVERE UN’ASSISTENTE VIRTUALE È MENO AFFANNOSO DI ASSUMERE IN-CASA

Ci sono volte quando ti serve assumere qualcuno che lavori nel tuo ufficio. Ma se non necessiti di task fisici come cambiare il toner alla stampante, o firmare la consegna UPS, optare per un’Assistente Virtuale può essere la strada più semplice.

Spesso, trovare la giusta persona implica un ciclo noioso di fare colloqui, assumere, istruire, e licenziare, che ripeti finchè trovi quella giusta. Questo è estremamente pesante sia in termini di tempo che di costi e può avere un impatto negativo sullo spirito aziendale del tuo ufficio finanche la tua clientela.

Con un’Assistente Virtuale sei libero dal dover fare buste paga o offrire benefit, e non c’è bisogno nè di ufficio nè di PC o telefono da fornirgli. Usare un’Assistente Virtuale ti dà tutti i benefici di cui hai bisogno senza le complicazioni che non vuoi.

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4. PUOI USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE SOLO QUANDO NE HAI BISOGNO

Molte piccole attività e imprenditori non hanno task sufficienti per tenere impegnato un impiegato full time. Altre categorie potrebbero aver bisogno di più aiuto durante i mesi più pieni dell’anno, ma poi poco o niente durante quelli più vuoti. Alcuni possono aver bisogno di aiuto solo per la durata di uno specifico progetto.

Quindi, perchè pagare a qualcuno uno stipendio per lavorare 40 ore a settimana quando ti serve solo per poche ore? Con un servizio di Assistenza Virtuale hai l’opzione di avvalertene solo per un paio di ore alla settimana, o parecche ore al giorno, dipende. E puoi decidere quanto tempo a seconda di come cambia di volta in volta la tua attività.

Avere la flessibilità di customizzare ad ogni momento il tempo per cui usi la tua Assistente, ti assicura che stai pagando solo per quello di cui hai veramente bisogno.

5. AVERE UN’ASSISTENTE VIRTUALE INCREMENTA LA TUA PRODUTTIVITÀ E TI EVITA UN ESAURIMENTO

Se sei titolare di una piccola ditta, indossi parecchi cappelli, e sei responsabile di una tale varietà di task che ti succhiano un sacco di energie. Se spesso arrivi a fine giornata sentendo che hai prodotto molto poco anche se sei esausto, è probabile che la tua produttività sia falcidiata da troppi piccoli task.

E se ci fosse un modo per saltare la parte time-consuming e noiosa, e prendere giusto le decisioni importanti?

Per esempio, se devi partire in viaggio per una conferenza, avere un’Assistente Virtuale che faccia tutte le ricerche per le migliori opzioni di volo e albergo (e prenotare per te) ti lascia libero di focalizzarti sulla presentazione e come creare i contatti giusti di lavoro una volta arrivato là.

O se ti serve una ricerca per l’articolo di un blog, avere un’Assistente che ti trova le informazioni più rilevanti e aggiornate significa che non ti fai distrarre nè butti tempo in cose poco vitali.

Avere qualcun altro che faccia i primi piccoli step di task più grandi ti permette di concentrarti sul quadro più grande e ti risparmia dalla fatica delle piccole ma tante decisioni poco importanti, solo così potrai essere più produttivo e sentirti meno stressato.

 

segretaria virtualeAutore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).

Segretaria In Cloud: il servizio di segretariato a distanza

Al giorno d’oggi, molti sono i professionisti che hanno bisogno di una segretaria ma, per svariati motivi, non possono permettersi di averne una in organico.

Grazie agli strumenti tecnologici di cui attualmente disponiamo, è possibile essere interconnessi senza essere compresenti; si può, quindi, lavorare e collaborare a distanza, senza che la tua normale attività ne risenta in alcun modo, anzi.

È in questo contesto che nasce Segretaria In Cloud, fondata nel 2014 per permettere a liberi professionisti come avvocati, dottori, architetti, ingegneri, ecc. di avvalersi di una segretaria in remoto come fosse in realtà sempre vicina, praticamente a contatto di gomito.

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Segretaria In Cloud è un servizio di segretariato a distanza tutto italiano che ti permette di avvalerti di un supporto esterno e da remoto.

La piattaforma è stata creata da un gruppo di ingegneri e fisici e viene costantemente aggiornata per rispondere alle nuove e diverse esigenze di ogni cliente, implementando quindi sempre nuove funzionalità (comandi vocali, note di chiamata automatizzate con registrazione audio e trascrizione a testo, IVR, centralino virtuale, ecc.). Dal pannello, cliente e segretarie possono vedere tutto quello che succede nel corso della giornata: dal nome e numero della persona che chiama alla durata della telefonata, dalle nuove istruzioni impartite ai consumi. Tutto è visibile, trasparente e ogni informazione è facilmente reperibile. In tempo reale.

Non c’è nessun vincolo contrattuale e nessuna penale da pagare nel caso tu decida di non usufruire più del servizio, perché questo si basa sullo stesso principio della ricarica telefonica: si provvede a caricare il proprio credito, via bonifico o paypal, di mese in mese.

Per darti la possibilità di conoscere il servizio senza impegno, il team di Segretaria in Cloud ha stabilito 15 giorni di prova gratuita; in questo modo, le nostre segretarie possono realmente capire di che tipo di supporto hai bisogno e indicarti il piano più adatto, mentre intanto tu capisci se il servizio ti è congeniale oppure no.

Qualora la mole di lavoro cambiasse, il piano tariffario può essere modificato in corsa senza nessun costo aggiuntivo e in modo molto semplice e immediato.

Il servizio, attivo dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 19, funziona così: le chiamate che ricevi vengono trasferite subito al nostro team e prese in carico da una segretaria. Al termine della telefonata, lei ti invierà un report sintetico, via app e/o mail e/o sms, in cui sono riportati il nome e il cognome dell’utente, il suo numero e il motivo della chiamata.

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Puoi anche scegliere di condividere la tua rubrica contatti e segnalarci quelli che sono i VIP, ossia le persone con cui vuoi parlare direttamente tu. Il tutto è possibile grazie all’app.

Un’opzione aggiuntiva è la gestione dell’agenda del cliente, in modo tale da evitare passaggi e comunicazione non necessarie fra te e il team di Segretaria In Cloud. Tramite Google Calendar, le nostre segretarie possono fissarti visite e appuntamenti – secondo le linee guida che tu ci hai dato – e questi sono visibili in tempo reale dagli altri componenti del team, nonché ovviamente da te.

La posta elettronica è condivisa, in modo tale che ogni membro del nostro staff abbia visibilità di tutto quello che succede.

Il parco clienti di Segretaria In Cloud è variegato: si va dai dottori agli avvocati, dalle aziende di ristrutturazione di case agli amministratori condominiali, ecc. Per ogni utente, viene creato un support ad hoc, volto a gestire nel miglior modo il lavoro quotidiano.

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Segretaria In Cloud si basa sul principio della fluidità. Ogni informazione viaggia rapidamente dal mittente al destinatario e viene inviata solo se necessario. La pulizia di comunicazione è un must: permette di concentrarsi solo su ciò che è utile per te e di ottimizzare costi e tempi.

Se sei curioso di provare il servizio, puoi sia effettuare una chiamata di prova che registrarti per usufruire della prova gratuita di 15 giorni, nonché chiedere informazioni direttamente al nostro team.

 

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Autore: Sara Guidi Colombi fa la copywriter. Ha lavorato nelle agenzie di pubblicità di Milano, ha però scoperto anche una propensione verso l’area commerciale e si impegna a dettagliare il servizio della segretaria virtuale ai molti professionisti (avvocati, medici, artigiani, ecc.) che preferiscono focalizzarsi sul lavoro, incaricando noi di prendere le chiamate in modo “scientifico“.

 

 

 

 

 

 

 

Perchè affidarsi a Segretariaincloud.it?

La prendo alla lontana…

Gabriele Muccino è un famoso regista italiano, nato nel 1967.

Noto ai più per il film L’ultimo Bacio, te lo ricordi?

Domanda a bruciapelo: dove girerà il prossimo film?

Diamo un’occhiata alla filmografia:

Riformulo la domanda: dove farà il prossimo film un uomo che passati i 40 ha forse perso il tocco magico? Esatto, di nuovo in Italia, low-cost (chi si arrischia a finanziarlo?), per risorgere.

Cinema: "Fathers ans daughters" by Gabriele Muccino

Parlo in realtà di questa persona, di cui hai sentito parlare anche tu, per mettere in luce la nostra maggiore qualità: siamo analitici.

Prendiamo i dottori: fra i nostri clienti ci sono cardiologi, endrocrinologhe, internisti, ginecologhe, specialisti in chirurgia estetica, podologi, pschichiatri, ecc. Per gestire i loro calendari e rispondere alle richieste dei loro pazienti, dobbiamo assimilare il gergo di molti campi della medicina. Cosa che si può fare solo se siamo precisi (chirurgicamente precisi) in tutto quello che facciamo.

authorAutore: Johnny T. è sviluppatore full-stack, growth-hacker, seo e specialista in marketing web. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e smartfix.it ed a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si diverte a leggere libri eccezionali e a pensare di avere ancora del tempo libero. Contattalo su LinkedIn.