Ogni tanto una collega mi chiede se, prima o poi, noi dipendenti di www.segretariaincloud.it verremo tutti sostituiti da assistenti digitali come Alexa di Amazon (da 4 anni in Italia), Assistant di Google o Siri di Apple.
Sul breve periodo, dubito.
Prima di tutto perchè sono assistenti vocali usati dai consumatori per semplificare la propria vita, non è software usato da liberi professionisti come te per interporre un’interfaccia tra te e i tuoi clienti.
Ad esempio, con Alexa imposti sveglie, crei promemoria e liste della spesa, chiedi che tempo fa e consulti ricette. Task che vengono fatti dagli italiani già milioni di volte ogni anno. Personalmente, lo uso da smart-TV per risparmiarmi 4 click e avviare istantaneamente su YouTube episodi di Holly e Benji o Heidi per mio figlio di 3 anni, o per lanciare qualche clip musicale distendi-nervi. Chi fa l’impiegato e usa molta tastiera si risparmia volentieri caratteri e click, molto meno stressante 🙂
Ma le mirabolanti promesse dell’intelligenza artificiale?
Magari chi è solo si intestardirà ancora con domande – risposte a questi esseri digitali ma, per il resto, smart speaker, robot camerieri e compagnia sono una delusione.
Per cui… care colleghe, non temete, a Segretariaincloud non perderete il lavoro, perchè siete aiutanti digitali umane e quest’ultima parola è il vero valore aggiunto.
Il software di intelligenza artificiale migliorerà 1 interazione alla volta ma chi chiama un medico, avvocato, agente immobiliare, artigiano, amministratore di condominio ecc non vuole saperne di voci sintetiche (salvo magari fissare appuntamento) e vuole sentire che dall’altra parte c’è un essere umano in carne ed ossa, perchè questa è la sola garanzia che prima o poi qualcuno risolverà materialmente il suo problema, mentre – se sente un bot che trascrive e basta quanto dice e nessuno però lo chiama dopo una manciata di ore – inizierà già a pensare che era il vuoto cosmico e richiamerà per sollecitare o – peggio – passerà ai concorrenti.
Per come la vedo io, il modello di business Alexa è ancora da inventare, a parte il margine di vendita dei dispositivi. Gli assistenti vocali sono un fallimento e non sono nemmeno stati progettati per servire le necessità di noi utenti ma piuttosto quelle dei produttori, microfoni che raccolgono dati (attività, bisogni, desideri) da tradurre in forme di incentivo qusi subliminale a comprare qualcosa, la sempiterna pubblicità mirata. Nessuno peròutilizza questi assistenti com’era stato immaginato dai produttori, mantenendo invece per privacy i comandi vocali al minimo necessario per ottenere giusto qualche livello elementare di automazione, così però non ci saranno sufficienti dati per i modelli di training e non potranno migliorare. Un cane che si morde la coda, cioè lo lo stallo.
Tornano al nostro umile lavoro di segretariato in remoto, un libero professionista come te ci paga per fare le tue veci o dare una mano alla tua segretaria, al 1° contatto un software interposto tra te e i clienti fa solo incazzare i più. Usiamo già bot per promemoria sms e per qualcuno di voi a ore c’è anche un servizio di trascrizione automatica delle chiamate ma, se dopo 24h nessuno li contatta, richiameranno infastiditi. Serve, invece, una segretaria umana svelta a dattilografare che sappia usare empatia e parole giuste per farli attendere poi il giusto, senza rivolgersi ai tuoi concorrenti.
Al limite, per alcune professioni (tecniche), funziona l’automatismo taglia-segretarie per cui alla chiamata ricevono whatsapp che dice che verranno presi in carico, così hai il tempo di rispondere in modo asincronino (da quel momento però rischierai di venire sempre bersagliato su whatsapp).
A quel che ne so, nel nostro campo, il solo automatismo valido è al 2° contatto, la famosa presa appuntamenti. Ma no chatbot per carità, a meno che non siano vocali e usino NLP (magari coinvolgendo ChatGPT3 e openAI nonostante il warning del ceo Sam Altman). Ma quì stiamo ancora sperimentando tutti…
Autore: Johnny T. è un software engineer full-stack e seo specialist. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si dedica a leggere manuali di tecnici più in gamba per alzare il livello dell’asticella. Contattalo su LinkedIn.
Ogni tanto un potenziale cliente guarda il sito, ci telefona e chiede “ma c’è una segretaria vera a rispondere?”.
Ovviamente sì, assolutamente sì (non solo 1 segretaria in carne ed ossa ma 4 e sempre le stesse tutto l’anno per ogni cliente, non di meno perchè è impossibile reggere 10 ore al giorno senza ferie pause e malattia, non di più per evitare l’effetto spaesamento ai tuoi clenti ormai fidelizzati che non devono mai pensare “e questo chi è?”).
ll lavoro che facciamo ha la tecnologia al centro ma è impossibile senza l’uomo. Questi 2 elementi sono inseparabili se vogliamo creare qualcosa di buono.
Siamo una piccola azienda nel mondo dei servizi e Massimo Sgrelli spiega bene in questo articolo la differenza tra noi e un’azienda unicamente di prodotto (tipica curva di crescita non lineare di un business scalabile e vendibile ovunque e gestibile con un piccolo team).
Abbiamo parecchie segretarie/i a busta paga e ogni giorno, per dirimere casi anche intricati, devono confrontarsi spesso in condivisione audio/monitor.
Insomma, da noi, il fattore umano è il fulcro di tutto e il vero valore aggiunto.
Dattilografiamo bene, sintetizziamo in modo chiaro, resistiamo agli urti di chi ti vuole sollecitare ogni mezz’ora, fissiamo appuntamenti in agenda stando ben attente a non crearti buchi per farti restare di più con la tua famiglia, facciamo promemoria al telefono, emettiamo preventivi e fatture, interagiamo con medici avvocati ingegneri ecc per le ragioni più svariate e riferiamo ai loro clienti tecnicismi spinti, intervistiamo candidati per assunzioni anche tecniche, facciamo scout pre-acquisto di attività commerciali per indagarne la reddittività, implementiamo bot per regalarti automatismi (promemoria sms che partono da soli all’ora desiderata, note di chiamata che ti arrivano di sera con traduzione testuale del vocale lasciato in segreteria), insomma facciamo tante cose.
È proprio perchè il fattore umano è così preponderante che non possiamo definirci una start-up (come alcuni di voi pensano) ma piuttosto una lifestyle company sul web.
Un fondo di Venture Capital non investe se vede solo un 2-3x di ritorno dopo exit a 10 anni, sarebbero tempo e risorse sprecate per loro (che cercano solo 1 unicorno su magari 50 candidati che ripaghino tutte le scommesse sbagliate con moltiplicatori a 3 cifre). La nostra crescita è moltoooooooooooooo più lenta, magari ci immaginiamo anche di arrivare tra 10 anni a un fatturato di €5M ma non è assolutamente una traiettoria di crescita che si aspetta un VC, è appunto una crescita da lifestyle company, cioè da quasi cooperativa di segretarie che ci campano facendoti pagare il giusto e non un euro di più, praticamente poco più di come le pagheresti tu se fossi però tu ad assumerle (ma senza 13ma 14m e tfr). È per questo che in giro non troverai MAi prezzi migliori dei nostri (a meno che illegalmente non facciano nero o ricorrano troppo alle ritenute di acconto, ma al posto tuo non vorrei personale trattato così male perchè poi non sentirebbero nessun inventivo a darti un servizio professionale).
Proprio per darti un servizio di segretariato concierge al tuo fianco il più a lungo possibile, non siamo rosi dall’ambizione di crescere il più velocemente possibile (pensa a segretarie che arrivano o ruotano in fretta senza nemmeno il tempo di formarsi, aiuto!!!) ma preferiamo creare una rara gemma in stile piccolo negozio di fiducia sul web. Il bello di queste aziende è che possono essere lanciate senza l’apporto di capitali esterni, in totale autonomia e facendo quasi unicamente riferimento alle proprie forze — come abbiamo fatto noi, che ricordiamo bene lo 0€ di guadagni a luglio 2015, il 1° mese di inizio.
APP
ANALYTICS
CHIAMATE PERSE
STORICO
AREA MANAGER
LISTA D’ATTESA
E ADESSO?
Chiaramente, in questi 7 anni, la nostra piattaforma è stata migliorata di continuo e, ormai, è diventata essa stessa un prodotto e la puoi affittare per te stesso o le tue segretarie, non solo, la possono affittare anche segretarie esterne che lavorano in autonomia con propri clienti diversi dai nostri. Vogliamo diventare un aggregatore hub SaaS con algoritmi sempre più efficaci (non è Intelligenza Artificiale ma quasi).
Siete in buone mani.
Autore: Johnny T. è un software engineer full-stack e seo specialist. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si dedica a leggere manuali di tecnici più in gamba per alzare il livello dell’asticella. Contattalo su LinkedIn.
Siamo al 4 agosto, come ogni anno le chiamate dei clienti dei nostri clienti iniziano a calare di brutto e finalmente ho un po’ di fiato per riflettere (anche se mia moglie preferirebbe che facessi ferie).
Beh, è un sondaggio che chiede qual è il posto migliore per par partire una startup tech.
C’è un tweet che dice:
The obvious surprise here is the shift to remote-first: from 6% to 42% in just one year. The less obvious surprise is that SF has lost less of its appeal than other cities. LA’s appeal is down 75%, and Seattle’s 90%.
E poi ancora:
The way I read this is: founders either want to move to SF or nowhere.
Mi piace il termine che usa, sorpresa ovvia, perchè per i nerd vederlo nero su bianco è solo l’ennesima conferma.
Spunti interessanti:
Il remote-first passa dal 6% dell’anno scorso al 42% di quest’anno: quasi una startup su 2 pensa che un’azienda distribuita sia la soluzione migliore;
San Francisco rimane saldamente al 1° posto come alternativa al remote, pur perdendo grip. Ovviamente il sondaggio è made in USA da venture di SF, in Europa uscirebbero Berlino/Londra/Lisbona;
tutto il resto praticamente è irrilevante.
Alcuni altri pensieri interessanti da tweet di risposta a quello di Paul:
“Remote” non era nemmeno forse da dire prima del Covid e adesso ci sono compagnie di LA o Seattle che si definiscono da subito “remote”. Insomma, “visto che la geografia ha perso rilevanza, intanto inizio dove sono e poi vedremo”.
Sembra quasi che i founder ottimizzino per il network (es. una grande capitale) o per il costo della vita.
La nostra piattaforma Segretariaincloud.it è stata pensata per essere remote dal 1° giorno di 6 anni fa, ciò che conta per noi è dare valore ai nostri clienti senza spese inutili di uffici che vanno solo ad appesantire quanto devono pagare. Siamo assistenti virtuali e tutte con uno spazio ufficio in casa in modo che possiamo rispondere al telefono in silenzio e concentrazione (non siamo un call center ma un concierge e quando assumiamo è un requisito essenziale).
Siccome quest’anno moglie e piccoletto reclamavano però ferie almeno per loro, li ho accontentati e ci siamo spostati in Sardegna dove siamo ospiti di amici prima e di AirBnb poi 🙂
Il bello di essere remote è poter continuare a lavorare e programmare anche da quì a Cala Gonone in prov. di Nuoro.
Anzi, visto che il 23/7 ho postato un annuncio di lavoro su Subito.it per assumere proprio quì 1 nuova collaboratrice a tempo indeterminato (essere distribuiti è un plus e finora noi siamo tutte del nord), ne ho approfittato per uno studio analitico dell’Adsl in varie parti dell’isola.
In 1 settimana sono arrivati circa 1200 CV (tanti, spesso non qualificati nel senso che provengono da mestieri troppo diversi e nel ns campo serve essere precisissime e dattilografare come Bolt), con mio fratello (finanziatore 6 anni fa all’avvio e ora socio) ne abbiamo scremati circa 130 a cui ho inviato mail:
Buongiorno, grazie per il CV inviato. Abbiamo eseguito una 1° scrematura essendocene pervenuti più di 1000, prima di procedere all’eventuale colloquio conoscitivo (necessariamente online) avrei bisogno che facesse ora un test Adsl su https://www.speedtest.net e mi allegasse qui lo screenshot (con operatore, ping, download e upload), lo esegua da laptop e non da smartphone, va bene in wi-fi. Non si preoccupi, personalmente lavoro con Adsl molto scarso considerando ormai le prestazioni in fibra al nord Italia, devo solo assicurarmi del ping perchè le zone molto periferiche presentano purtroppo inconvenienti che emergerebbero molto presto. Tra l’altro adesso sono nel Nuorese (ferie al mare almeno per moglie e piccoletto, io lavorerò) e avrò modo di fare dei test personali per capire le performance di Internet in Sardegna. Grazie mille, Gionni Tiozzo (348xxxxxxx ma evitate per favore di usarlo se non per eccezionalità o quesiti veramente specifici, sono molto appesantito dal lavoro). P.S. la nostra ditta non è affatto grande, siamo solo 4 persone, un piccolissimo team molto tecnologico che è nato 5 anni fa e sta crescendo in remoto (come da trend USA) soddisfacendo le richieste di flessibilità provenienti dai molti clienti sparsi in Italia da nord a sud. Il fatto di essere distribuiti sul territorio è un plus. Al momento cerchiamo solo 1 persona da assumere come noi a tempo indeterminato dopo un periodo di prova (l’annuncio faceva riferimento a quello), per chi non ce la farà ma si dimostrerà cmq valida ci sarà la possibilità di collaborare in futuro ma su basi diverse. In condivisione monitor lo illustrerò ad alcune di Voi e sarà molto chiaro, ci sarà anche 1 pagina web ad hoc. Vi assicuro che interpretare la cifra della modernità non è semplice nemmeno per noi, stiamo costruendo il futuro, frase molto banale e che non mi piace perchè puzza di commerciale ma la sostanza è questa.
Gli screenshot che sto continuando a ricevere mi stanno facendo capire che quì le connessioni internet dipendono moltissimo dalle zone, si passa dalla fibra FTTH nelle città come Cagliari o Sassari a zone non coperte nemmeno da ADSL, in taluni casi si sopperisce con connessione FWA (wireless).
A Cala Gonone, nella casa in cui sono per ora ospite, ho adslovunquedella Mu Network Srl nata a Oristano il 7/6/2017 che mi dà ping stabile 35ms e download/upload 20.73/2.45 Mbps che mi fan lavorare senza problemi, resta però un FWA e ieri si è freezato 2 volte in giornata nuvolosa e piovosa, sono allora switchato a Tim in tethering che si è dimostrato validissimo pur con performance inferiori.
Che altro dire?
Lavorare da remoto sicuramente fa lavorare di più (con il Covid l’hanno imparato in tanti ma per noi è regola da anni) e io putroppo non smetto quasi mai, le mie 10 ore minime al giorno come risponditore/programmatore restano una condanna da 6 anni.
Nei prox giorni farò anche colloqui di lavoro con le sarde filtrate fin quì e mi spiace con chi ha Wimax FWA su rete radio banda Tim come Linkem ma il ping va verso 50ms e non è in fit (per curiosità, abbonamento Linkem 19.90€/mese/2-anni-min o prepagata, spesa mimina attivaz 49.90€ u.t. + 20€X20mesi + 26.90€X4mesi fa 557.5€ ivato).
Poi completerò i test tecnici Adsl a un indirizzo diverso da questo e forse ancora più periferico dove stavolta arriva l’FWA siriustec (nata il 7/4/2014) propostomi dal gentilissimo Sig. xxxx Ungredda amico degli amici Ticca di Nuoro che fanno da ciceroni a mia moglie e confermato da Yuri dell’assistenza tecnica (129€ u.t + 34.90/mese/12o24mesi per un ping sui 30 + altri da 1 a 20 dipendendo dalla distanza dal ponte radio, jitter cmq basso). Magari mi chiarirò con l’antennista Alessandro Fancello (347xxxxxxx) spesso sui tetti dei clienti anche per installare parabole perchè dell’LTE non mi parla nessuno e perchè l’Adsl fisso degli operatori tradizionali che arriva dai cavi sotterranei sotto il mare genera max 4Mbps nell’entroterra da cui cmq mi stanno arrivando molti curriculum.
E non menziono nemmeno gli incontri da combinare per parlare di fund-raising con alcuni responsabili di Ventures in ferie a 1 ora e mezza di macchina da quì per illustrargli il prototipo di sistema predittivo di analytics https://www.segretariaincloud.it/freelance che ci permetterà di scalare un po’ come Amazon AWS (parlo solo in termini di analogia, per loro è l’hardware per noi le persone) per riuscire a gestire picchi notoriamente dannosi per attività come la nostra e che vanno mitigati a ogni costo facendo rientrare in una mediana il più possibile costante. Ma quì sono pessimista sugli aiuti esterni, meglio se continuo a programmare a testa bassa contando solo sulle nostre forze.
Insomma, con noi siete in buone mani e infatti quì altro che ferie…
Autore: Johnny T. è un software engineer full-stack e seo specialist. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si dedica a leggere manuali di tecnici più in gamba per alzare il livello dell’asticella. Contattalo su LinkedIn.
Chi lavora da remoto come noi deve essere super organizzato (non scherzo, meglio anche dell’esercito militare).
Risulta quindi essenziale com’è strutturata l’area di lavoro dove devono accedere più persone del team.
Come consiglia il bravissimo e talentuoso Marcello Ascani non serve reinventare la ruota ma esistono già strumenti (es. Notion) che come mattoncini lego sono già preconfezionati per aiutarti a costruire lo scheletro un’azienda:
Il Project management (dove si visionano i progetti in corso, a che punto stanno e cosa si deve fare) – es. Trello, Asana, Monday.com, ecc.
CRM & Marketing (lista clienti e come contattarli in fretta) – es. Salesforce, Mailchimp, ecc.
Wiki e Procedure (cosa fare nelle varie casistiche, appunti di riunioni, mission)
Strumento gestione file in cloud (contratti, video, ecc) – es. Google Drive, Dropbox, ecc.
Strumento per le comunicazioni di lavoro (meglio Slack di WhatsApp, ecc.).
Nel nostro caso spefifico, non essendo più una start-up (ci sentiamo ancora tali per la carica d’innovazione tecnica continua ma sono passati ormai 6 anni), abbiamo affinato qualcosa di nostro (il famoso fatto in casa) perchè svolgere il lavoro di segretarie in remoto per i mestieri più disparati è radicalmente real time e quindi le schede devono saltare fuori con tutto il necessario davanti agli occhi e infatti usiamo solo 2 strumenti: la nostra piattaforma di Segretariaincloud.it (che praticamente include 1. 2. 3. 4.) e Skype (per la chat veloce al punto 5).
Stiamo crescendo e cerchiamo una nuova collega, non importa dove tu sia, conta solo quanto sei brava e se ti piace la nostra filosofia di vita.
Autore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App whatsapp sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).
Sabato scorso sono andato con mia moglie a Castelfranco Veneto per comprare un marsupio ergonomico per il nostro neonato di 3 mesi.
Virginia è una titolare attenta sia al prodotto che ai clienti, è una mamma e lavora part-time con 3 dipendenti, produce da sè alcuni articoli collaborando con designer e professionisti anche dall’altra parte del mondo e ha un sito web Wear Me Baby da cui vende in tutta Italia.
Sul sito hanno preferito WhatsApp Business ad altre soluzioni chat e, siccome ognuna di loro lavora solo tot ore al giorno, si sono accordate sul customer care per dare risposte a turno, condividendoselo.
Poichè lavorano anche da casa, per condividere 1 WhatsApp non hanno potuto fare altro che usare WhatsApp Web da PC, la 1° volta Viviana è andata sul browser di ciascuna delle colleghe ad autenticarle scannerizzando con il proprio cellulare il codice QR a schermo.
Che dire, una soluzione pratica e dritta allo scopo 🙂
Ma se le dipendenti avessero abitato in altre città?
Per esempio, quì a Segretariaincloud.it abbiamo clienti sparsi in tutta Italia e alcuni (specie gli ecommerce) ci chiedono proprio di rispondere ai loro continui WhatsApp.
Ovviamente non possono fare centinaia di km e venire da noi per autenticarci, per cui serve un’autenticazione di tipo diverso, per questo ricorriamo alle API WhatsApp.
Abbiamo quindi incorporato WhatsApp dentro la nostra piattaforma in cloud. Quando qualcuno ci scrive un messaggio, compare subito nella nostra area Manager e cliccandoci sopra si apre il nostro smartphone virtuale per rispondere.
Quello che vedi è la riproduzione di uno smartphone virtuale in uso dentro al nostro sistema in cloud, in modo che le nostre segretarie possano scrivere al cliente in tempo reale.
Ovviamente, il testo che riceviamo e inviamo non viene perso e, anche se il cliente ci scrivesse o richiamasse dopo mesi, il nostro storico individuerà istantaneamente il suo numero e aprirà la chat esattamente da dove eravamo rimasti.
Mettere al centro di tutto il cliente è il nostro mantra.
Autore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App whatsapp sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).
A fine giugno 2020 il Mise ha certificato 11500 startup (6300 partecipate da aziende tradizionali, es. Campari in Tannico, Poste in Milkman), ma per il Cerved potrebbero essere potenzialmente 60k con fatturato €107b (contro €4.5b sopra).
Per Massimiliano Vercellotti diEY ci sono stati €700m di investimento nel 2019 VS €11b nel Regno Unito, €5.8b in Germania, €4.5b in Francia, €1.3b in Spagna e €1.7b in Svizzera. Insomma, da noi, i big (fondi pensioni, assicurazioni, ?) stanno fuori.
Per stima politecnico di Torino ci sono 197 incubatori e acceleratori, 60% privato, 27 universitari (es. PoliHub di Milano di Andrea Sianesi con tanto di Start Cup regionali a corredo).
PER ORA: scale-up fino a pmi da 150-200 dipendenti, troppo poche; exit (es. Wash Out di Christian Padovan venduto al 70% a Telepass), troppo poche.
Possibili altre stelle nascenti: Issac, Bloovery, Connexa Instech, Dishcovery, Bio Aurum, Frescofrigo, Diag-Nose, Bioecology, Gaia.
COSA CHIEDONO IL MERCATO E GLI INVESTITORI
Urge compagine societaria minimale per non impaurire gli investitori stranieri che vogliono fare anche i soci strategici, poi detrazioni fiscali, soldi anche (€1b di Cdp Venture alle sue Sgr, tra poco magari il Recovery Fund) ma soprattutto prodotto e valore per i clienti finali.
Ogni giorno, Mirko e Data Appeal Company monitorano milioni di contenuti web per estrarre valore.
Ogni giorno, mentre il sistema scolastico italiano arranca, Duolingo (ne parla oggi anche Riccardo Luna) insegna le lingue più efficacemente di molti insegnanti, che dovrebbero invece mutuare appunto il paradigma gaming per intrigare studenti sempre più distratti.
NOI
Da 5 anni, ogni giorno, miglioriamo la nostra piattaforma perchè risponda ai bisogni dei nostri clienti.
Autore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).
Quando ci chiamate per avere informazioni sul servizio, in molti chiedete qual è il costo (https://www.segretariaincloud.it/costi, in 3° riga trovi il preventivatore automatico, clicca l’icona calcolatrice per il confronto tra tutti i nostri pacchetti), alcuni però preferiscono la domanda “in cosa siete diversi dagli altri“?
Sono questi i punti di cui ci piace parlare.
per ogni cliente allochiamo un team di 4 segretarie professioniste, sempre le stesse, non di più altrimenti ci sarebbe la sgradevole sensazione da call center e non di meno perchè altrimenti è impossibile garantirti 10 ore al giorno dal lunedì al venerdì, tutto l’anno, senza che il servizio si interrompa mai (tu non vai mai in ferie?);
siamo segretarie italiane al 100%, laureate (alcuni concorrenti usano personale in Albania, Romania, Tunisia ed Egitto) e lavoriamo in un contesto silenzioso (NON siamo un call center);
grazie allo storico, spesso, ci compare nome e numero di chi ti chiama ancora prima che dicano “buongiorno” 🙂
Molto meglio aiutarsi con i big data del passato
nella tua scheda di sintesi cliente abbiamo anche un post-it per visualizzare i dettagli che ogni tanto vuoi che teniamo a mente e un tutorial in caso di complessità (pensa ad uno studio medico con una decina di medici);
Un post-it ci aiuta il colpo d’occhio
Un tutorial html a colori/immagini che integri la tua scheda ci toglie ogni dubbio
siamo pionieri nel segretariato assistito da smart scripting, le segretarie sono cioè continuamente aiutate da cobot software (es. il sistema ci crea automaticamente alert per i promemoria appuntamenti da fare interagendo con i calendari dei clienti, c’è assegnazione colori ai task in base a chi aveva già seguito il caso, ecc);
È utile dividersi i task tra il team
parliamo continuamente tra di noi in condivisione audio/monitor;
Valentina e Silvia mentre si stanno parlando in condivisione monitor
passiamo da un task all’altro con comandi vocali, più velocità significa meno tempo e quindi tu spendi meno soldi 🙂
Far fare all’intelligenza artificiale i task più noiosi e ripetitivi al posto nostro non ha prezzo.
Siamo nati 5 anni fa e funzionalità così avanzate ci sono perchè non ci accontentiamo mai, proviamo e riproviamo perchè conosciamo i tuoi bisogni e cerchiamo di risolverli. La passione e la cura che ci mettiamo ha creato un prodotto al tuo servizio.
Il team è ben bilanciato perchè è fondamente scegliere persone che condividano i stessi valori. Ancora oggi, il capitale umano continua ad avere un valore inestimabile, a prescindere dal settore. Usiamo tecnologie all’avanguardia, eppure se non ci fosse un bravo designer a creare maschere facili da usare (UX design) e se non ci fossero segretarie con molti anni di esperienza alle spalle (che sanno a memoria il digiuno richiesto per l’ecocolordoppler XYZ, che sanno recuperare una pec dall’Ordine degli Avvocati, ecc), il risultato non sarebbe di certo lo stesso. In un mercato dove la concorrenza si fa sentire, è proprio questo che ti permette di distinguerti, perchè puoi replicare quasi tutto ma non il valore intrinseco del prodotto stesso che solo il tocco umano sa dargli.
Dove troviamo l’ispirazione? Ovunque! Generare nuove idee ha a che fare con la creatività che però è ben lontano dall’essere artisti ed è un’urgenza più tangibile e concreta. Spesso le idee nascono in modo naturale, risolvendo i problemi della vita quotidiana o semplicemente impegnandosi, ricercando, ascoltando, riadattando concetti. A dirla tutta, il più delle volte si vede qualcosa di già esistente, si riflette sull’idea di base, la si elabora ed ecco che arriva l’intuizione. Di fatto, se si valutano i grandi (Apple, Tesla, Amazon, ecc.) è evidente che sono partiti da un qualcosa che è diventato qualcos’altro, hanno rotto schemi già esistenti costituendo nuovi modelli più efficaci. Tutto esisteva già, ma in forma diversa.
Prima la tua segretaria si appuntava le cose su carta e ti riferiva a voce, ora ogni dettaglio ti arriva subito sull’app.
Non è stato facile (il nostro programmatore deve lavorare tanto, anche di sabato e domenica, questo mese è alle queue per i task automatici), ma la passione ridisegna il vecchio e fa uscire da schemi prestabiliti. Intuire dove saremo proiettati nei prossimi anni è la vera sfida, c’è davvero lo spazio per rivoluzionare il segretariato così com’è stato finora.
I nostri servizi funzionano perchè hanno un’anima, la tua. Ci mettiamo sempre nei tuoi panni (quelli del titolare) e ci preoccupiamo di ascoltarti per migliorarci. Creatività e “ben fatto” uniti alla voglia di essere differenti.
Autore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).
gli avvocati per cui rispondiamo andranno meritatamente in ferie 2 settimane e staccherranno fisso/cell per evitarsi i clienti che chiedono continuamente aggiornamenti pratica;
i dottori si riposeranno ma visitando a macchia di leopardo per le emergenze, ci useranno per la solita presa appuntamento o si affideranno al nostro chatbot automatico;
gli amministratori di condominio concederanno la vacanza di rito alla segretaria in ufficio e passeranno a noi tutte le chiamate degli inquilini;
le agenzie immobiliari lasceranno che siano quelle nelle località turistiche a restare aperte;
le società edili chiuderanno i cantieri e si fideranno di noi per quel che resta;
le imprese di pulizia faranno solo pulizie eccezionali e ci lasceranno gestire i preventivi per l’anno prossimo;
le agenzie web chiuderanno alla grandissima 🙂
ecc. (estetiste, artigiani, caldaisti, mediatori, architetti, consulenti, concessionarie, commercialisti, negozi da sposa, vini, mobili, camicie).
Devo farti una confessione.
Sono il programmatore architetto di Segretariaincloud.it ma sono anche un risponditore, cioè rispondo anch’io ogni giorno a tante chiamate.
Sono l’unico uomo in mezzo a segretarie donna, so che sei un titolare e preferisci donne ma disporre di un fisico elettronico analitico è utile, specie per i clienti più tecnici.
Ad esempio, affianco spesso chi si occupa di informatica, videosorveglianza, finanche chi installa antenne per offrire internet in località disagiate dove non arriva nemmeno Tim.
Spesso alcuni loro clienti incalzano sul perchè gli finiscono i GB così in fretta (di solito è colpa dei figli che guardano troppo streaming).
Stamani una mamma si è lamentata scherzando “così sono io che devo sempre pagare, ma Netflix quanto paga se sfora?“.
Ecco…
AWS, il cloud di Amazon, gli fa pagare 1. traffico dati $0.02/GB/mese + 2. tot/GB/mese per lo storage (non so stimare quanto è immenso il catalogo di film e serie, evito per comodità);
Netflix ha 158m utenti che guardano mediamente 1.5 ore/giorno => 1.5*117m = 175500000 ore/giorno = 1228500000 ore/settimana.
Considerando che:
in standard 360p fa 250MB/ora = 4.2MB/minuto;
in full HD diciamo 20MB/minuto;
la media tra mobile computer e TV streaming sta sui 720p che fa 850MB(0.85GB)/ora X 1228500000 = traffico dati AWS 1b GB/settimana.
Con un fatturato annuo $16b, è circa il 6%, è vero che non c’è lo storage ma costa meno, azzardo 10%, economico visto che i costi maggiori (oltre le licenze e le serie originali) sono proprio i server e lo streaming.
Ecco, ovviamente con la mamma ho evitato la stima nerd preferendo restare breve ma preciso, e infatti il succo è proprio questo. Sappiamo dare risposte autorevoli e questo fidelizza i tuoi clienti 🙂
Segretariaincloud non è un call center, da noi non c’è rumore di fondo come dai concorrenti, lavoriamo in modo avveniristico, ognuno dal suo ufficio, in condivisione audio e monitor costante.
Siamo più un servizio di segretariato concierge, focalizzato sulla precisione. Ha più a che fare con l’intelligence in stile serie americane dell’FBI 🙂
Quì ognuna di noi, ogni segretaria del tuo team (ad ogni cliente dedichiamo 1 team di 4 segretarie, sempre le stesse, tutto l’anno), di tutti i team, si fa amare.
Buon Natale a tutti voi!
Autore: Johnny T. è sviluppatore full-stack, seo, copywriter e specialista in marketing web. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e smartfix.it ed a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si diverte a leggere libri eccezionali e a pensare di avere ancora del tempo libero. Contattalo su LinkedIn.
Ogni giorno, rispondo accanto alle mie collaboratrici a tante chiamate per tuo conto, in più se intuisco che potrebbe esserti/esserci utile una nuova funzionalità scrivo codice (di notte o di sabato/domenica, a tutte le ore).
Devo tenermi aggiornato sui trend tecnologici.
Ricordo un vecchio titolo:
“… il cambio di paradigma del 2016 sarà più dirompente del passaggio nell’ultimo decennio dal Web alle app mobili”.
Siccome c’erano troppe app per poco pubblico, le chatbot sembravano la Next Big Thing.
Speranze alle stelle, l’industria era pronta per una nuova era di innovazione: era il momento di iniziare a socializzare con le macchine.
E perché no? Tanti indizi facevano intravedere un successo clamoroso.
“La messaggistica decolla! W il marketing conversazionale! Wechat! Cina!”
Al Mobile World Congress 2017 le chatbot erano i titoli di testa e gli organizzatori propinavano “l‘accettazione dell’inevitabile shift del focus per brand e corporate verso le chatbot“.
In effetti, l’unico dubbio sulle chatbot era su chi avrebbe monopolizzato il mercato, non se sarebbero decollate:
“Sarà solo un’unica piattaforma a dominare l’ecosistema di chatbot e assistenza virtuale?”
Dopo 2 anni, la risposta è no. Perchè non c’è nemmeno un ecosistema 🙂
Ingannati dai markettari?
Ovviamente le chatbot non sono il 1° sviluppo tecnologico di cui si straparla, quante volte è successo nella storia…
“La Silicon Valley saliva all’idea di automazione intelligente. Leggi quì“.
“Messenger trabocca di bot. L’ultima di Chris Messina“.
“Slack cresce esponenzialmente e lancia un fondo di investimento in bot”.
Aspettative sempre più grandi finchè… tutto svanisce.
“Non sono nemmeno sicuro di poter dire “le chatbot sono morte”, perché non so nemmeno se siano mai state vive”.
SecondoDave Feldman, vice presidente di Product Design a Heap, le chatbot non hanno solo affrontato un problema difficile e hanno fallito, ne hanno affrontato purtroppo diversi per fallirli tutti insieme contemporaneamente.
Testo vs. Parlato vs. GUI
I bot possono interfacciarsi con gli utenti in modi diversi, testo o parlato.
All’inizio (delle interfacce per computer) c’era la parola scritta. Gli utenti dovevano digitare manualmente i comandi su una macchina per fare qualcosa. Poi sono arrivate le GUI e wow… finestre, clic del mouse, icone, alla fine anche il colore!
Nel frattempo, un gruppo di ricercatori stava sviluppando interfacce a database con linguaggio naturale (NL), invece di dover imparare un linguaggio di interrogazione arcano. Un altro gruppo di scienziati sviluppava software di elaborazione vocale per parlare al PC anzichè dover digitare. Complicazioni impreviste:
… tanti accenti diversi, gente che parlava troppo veloce o troppo lentamente, borbottii, uhm e aah.
Hai detto “recognise speech” o “wreck a nice beach”?
L’obiettivo seguente in agenda era reggere un dialogo a 2 con una macchina. Ecco un esempio di dialogo anni ’90 con il sistema di configurazione di un videoregistratore:
Utente: “Ciao.”
Macchina: “Ciao, come ti chiami?”
Utente: “Giulia.”
Macchina: “Ciao Giulia!”
Utente: “Impostiamo l’orologio.”
Macchina: “Che ora è?”
Utente: “Sono le 11 di mattina.”
La macchina imposta l’orologio alle 11 di mattina.
Figo, vero? Il sistema collabora e si sforza di capire cosa vuole l’utente. Era stato accuratamente progettato per gestire conversazioni con videoregistratori e poteva funzionare solo entro limiti rigorosi.
I bot moderni, sia che usino input parlato o scritto, devono affrontare queste sfide, in modo efficiente e scalabile su più piattaforme. Fondamentalmente, stiamo ancora cercando di arrivare alle stesse innovazioni di 30 anni fa.
Ma stiamo sbagliando strada:
Pensare in termini di Bot vs. App
Un’ipotesi sopravvalutata è stata che le app sarebbero state “superate” e sostituite da bot.
Contrapponendo però 2 concetti così diversi l’uno dall’altro (invece di vederli come entità separate progettate per servire a scopi diversi), abbiamo scoraggiato lo sviluppo dei bot.
Era successo qualcosa di simile quando le app sono apparse sulla scena 10 anni fa: ma forse le app hanno sostituito Internet? No.
Per sfondare, un nuovo prodotto o servizio deve essere 2 tra i seguenti: migliore, più economico o più veloce. Le chatbot sono meno costose o più veloci delle app? No, non ancora, almeno. Se sono “migliori” è soggettivo, ma non penso che il miglior bot di oggi sia paragonabile alla migliore app. Ad esempio, nessuno pensa che usare Uber sia troppo complicato, o che sia troppo difficile ordinare cibo o comprare un vestito su un’app. Quello che è troppo complicato, ahimè, è cercare di fare le stesse cose con un bot.
Un bel bot può essere utile come un’app ma, se parliamo di app fatte bene, non c’è gara (grazie alla grafica). Le app dei nostri giorni beneficiano di decenni di ricerca e sperimentazione, perché dovremmo buttarle via?
Ripeto l’inghippo: “Un’ipotesi sopravvalutata è stata che le app sarebbero state “superate” e sostituite da bot”.
Ma se scambiamo la parola ‘sostituire’ con ‘estendere’, si fa tutto molto più interessante.
Le esperienze bot di maggior successo oggi adottano un approccio ibrido, incorporando la chat dentro una strategia più ampia che comprende elementi più tradizionali.
Ad esempio, la nostra chatbot di gestione agenda appuntamenti in automatico è solo una scelta in più che i nostri clienti (dottori, avvocati, artigiani, ecc.) danno ai loro clienti per fissarsi appuntamenti da soli, nessuno gli vieta di chiamarli in studio e parlare con una segretaria, come hanno sempre fatto. È solo un’opzione in più allorchè telefonano e trovano sempre la linea occupata perchè tutti si sono messi in testa di chiamare a quell’ora e in quei minuti (sai anche tu di cosa parlo).
Indovina poi chi avvisa il dottore dell’esito della chatbot? Sì, la nostra app. Chatbot e app lavorano insieme.
La prossima ondata saranno le app multimodali, dove potrai dire quello che vuoi (come con Siri) e ottenere informazioni come una mappa, dei pulsanti, un testo o anche una risposta vocale.
Bot per amore dei bot
“Il mio prodotto/servizio ha veramente bisogno di un bot? Le piattaforme esistenti non sono già in grado di venderlo? Ho la pazienza di creare un bot come si deve?”
Attento, cedi al markettaro quando bypassi queste domande essenziali.
Per molte aziende i bot non sono affatto la soluzione giusta e gli ultimi 2 anni sono pieni di casi in cui si sono piazzati ciecamente dove non servono.
Scrivere un bot solo per il gusto di farlo, lasciarlo girare e sperare per il meglio non finirà mai bene:
Vecchia chatbot del gruppo musicale Maroon 5 in azione 😦
La maggioranza dei bot è scritta usando la logica albero delle decisioni, in cui la risposta predefinita del bot si basa sullo spotting di parole chiave nel testo dell’utente.
Il vantaggio di questo approccio è che è semplice pianificare i casi da coprire ma peccato che sia anche lo svantaggio. Questo perché questi bot sono un riflesso dell’abilità e pazienza del programmatore che li ha creati, e quante esigenze e input degli utenti è stato in grado di prevedere.
I problemi nascono quando la vita si rifiuta di stare dentro una scatola.
Il 70% dei 100000 bot di Facebook Messenger non sono in grado di soddisfare una semplice richiesta. Colpa dei programmatori che non sanno circoscrivere il bot dentro ad un raggio d’azione ben focalizzato.
Quando abbiamo implementato la nostra chatbot di gestione agenda appuntamenti in automatico, abbiamo deciso di mostrare all’utente pochissimi pulsanti in modo da potergli far fare pochissime cose ma chiare (interagire con il gCal del suo professionista di riferimento senza vederlo o chiedere un’emergenza). Non farti mai tentare dalle troppe cose che potresti fare, le potenzialità sono infinite ma se vai ‘all-rounder’ non farai un favore ai tuoi clienti, anzi.
Ricorda: un bot che fa bene 1 cosa è infinitamente più utile di quello che fa tante cose ma male.
Inaccessibilità
Un bravo programmatore crea un bot di base in pochi minuti, ma uno in grado di reggere una conversazione? Altra storia, infatti alla faccia dei markettari dell’intelligenza artificiale, siamo ancora lontani dal realizzare qualcosa di lontanamente umano.
Nel mondo ideale la tecnologia NLP (elaborazione del linguaggio naturale) consente ad una chatbot di comprendere i messaggi che riceve. Peccato che nei laboratori di ricerca sia ancora agli inizi…
Alcune piattaforme forniscono un po’ di NLP ma anche la migliore è a livello bambino (es. Siri capisce le tue parole ma non il significato).
Per Matt Asay questo comporta l’incapacità di catturare l’attenzione e la creatività degli sviluppatori.
“L’interesse dei consumatori non si concretizzerà finchè l’intelligenza di una macchina non si avvicinerà a quella umana. A cosa serve un bot se l’AI non consente di parlarci utilmente?”
E le conversazioni sono complesse e non lineari. Gli argomenti ruotano l’uno intorno all’altro, prendono virate casuali, ricominciano o terminano bruscamente.
I sistemi di dialogo basati sulle regole di oggi sono troppo fragili per reggere questo tipo di imprevedibilità e gli approcci statistici che utilizzano l’apprendimento automatico (machine learning) sono altrettanto limitati. Il livello di intelligenza artificiale richiesto per conversazioni di tipo umano non è ancora pronto.
E nel frattempo ci sono pochi esempi di bot di alta qualità. Per Dave Feldman:
“Ma Almeno Slack, Facebook, Google, Microsoft, Kik… hanno creato bot degni di nota?
Non dovrebbero essere più proattivi con tutti i loro fondi e incubatori, magari assumere mentori o finanche offrire risorse di ingegneria e progettazione?
Se non lo fanno loro… Devono essere i loro programmatori a pensare da utenti e a mostrare finalmente a questi ultimi bot utili.”
La GUI non dovrebbe mai mancare
Decine di anni fa, l’unico modo per interagire con i computer era digitare comandi arcani su un terminale. Le interfacce visuali che usano finestre, icone o un mouse sono state una rivoluzione nel modo in cui manipoliamo le informazioni
C’è un motivo per cui l’informatica è passata dalle interfacce utente basate su testo a quelle grafiche (GUI). È più facile e veloce fare clic piuttosto che digitare.
Toccare o selezionare è meglio di digitare un’intera frase (“un’immagine vale più di mille parole” è vero).
Amiamo la visualizzazione ottica delle informazioni perché siamo creature visive (non è un caso che i bambini amino i touch screen). I pionieri che immaginarono le interfacce grafiche furono ispirati dalla psicologia cognitiva, lo studio di come il cervello interagisce con la comunicazione.
Le UI conversazionali sono pensate per replicare il modo in cui gli umani preferiscono comunicare, ma finiscono per richiedere uno sforzo cognitivo extra. In sostanza, stiamo scambiando qualcosa di semplice per un’alternativa più complessa.
Certo, ci sono alcuni concetti che possiamo esprimere solo usando il linguaggio (“mostrami tutti i modi di raggiungere un museo che mi dia 2000 passi ma non impiegano più di 35 minuti”), ma la maggior parte dei compiti può essere illustrata in modo più efficiente e intuitivo con le GUI piuttosto che con una UI conversazionale.
Agli umani piace parlare con altri umani
Mirare ad una dimensione umana nelle interazioni commerciali ha senso.
Se c’è una cosa che non funziona in vendite e e marketing, è la mancanza di umanità: i marchi nascondono dietro numeri di ticket, form di feedback, mail do-not-reply, risposte automatiche e form ‘contattaci’ .
L’obiettivo di Facebook è che i loro bot superino il Test di Turing (significa non poter sapere se stai parlando a un bot o a un essere umano). Ma un bot non è un uomo e non lo sarà mai.
Una conversazione racchiude molto più di semplice testo.
Una persona sa leggere tra le righe, aiutarsi con info contestuali e comprendere doppi strati come il sarcasmo. I bot dimenticano velocemente di cosa stanno parlando, è come conversare con qualcuno che ha poca o zero memoria a breve termine.
I bot sono un modo scalabile per interagire con chi compra uno-a-uno. Ma falliscono se l’esperienza non è efficiente e piacevole come la conversazione complessa e a più livelli che le persone sono abituate ad avere con altri umani nelle app di messaggistica.
Le persone non si lasciano ingannare facilmente e fingere che un bot sia una persona in carne ed ossa è solo garanzia di meno guadagni (per non parlare del fatto che stai mentendo ai tuoi clienti).
E anche quei rari bot con NLP all’avanguardia non saranno niente in confronto.
Ecco un’altra cosa importante: le UI conversazionali sono implementate per replicare il modo in cui gli umani preferiscono comunicare con altri umani.
Ma è così che gli umani preferiscono interagire con le macchine?
Forse no.
In fin dei conti, nessuna battuta spiritosa o manierismo umano salveranno un bot dal fallimento in una conversazione.
Quindi dove si va?
La gente urla a Google Home per ascoltare le canzoni preferite, ordinare una pizza dal bot di Domino e avere consigli sui trucchi da Sephora. Ma in termini di risposta da parte dei consumatori e coinvolgimento dei programmatori, le chatbot non sono state all’altezza delle aspettative circolate nel 2015/16.
Neanche vicino.
I computer sono bravi a fare i computer, cercare dati, computare numeri, analizzare opinioni e condensare informazioni.
I computer sono meno bravi a capire le emozioni umane. Lo stato dell’arte in NLP sta lì a dire che non capiscono ciò che gli chiediamo, figurati come ci sentiamo.
Ecco perché è ancora impossibile immaginare un supporto clienti efficace, vendite o marketing senza l’essenziale tocco umano: empatia e intelligenza emotiva.
Per ora, i bot possono continuare ad aiutarci con task e query automatizzate, ripetitive e di basso livello; come ingranaggi in un sistema più grande e più complesso. Gli abbiamo fatto un torto ad aspettarci così tanto ma così presto.
Ma non è tutta la storia.
Sì, chi lavora nel tech ha sovrastimato troppo l’impatto iniziale delle chatbot.
Ma come ha detto Bill Gates:
Sopravvalutiamo sempre cosa cambierà nei primi 2 anni e sottostimiamo sempre i successivi 10. Pianifica e preparati.
I tempi markettari sono finiti e possiamo iniziare a esaminare l’area grigia a metà, invece della zona iper-gonfia e frenetica del bianco e nero.
La messaggistica continuerà a guadagnare trazione. Le chatbot non stanno andando via. NLP e AI diventeranno ogni giorno più sofisticate.
Programmatori, app e piattaforme continueranno a sperimentare e investiranno molto sul marketing conversazionale.
Autore: Johnny T. è sviluppatore full-stack, seo, copywriter e specialista in marketing web. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e smartfix.it ed a lanciare progetti come la segretaria virtuale e la chatbot per prenotare appuntamenti, Johnny si diverte a leggere talvolta libri eccezionali anche se pensa di non avere più tempo libero. Contattalo su LinkedIn.
Here at Segretariaincloud.it we book lots of appointments (visits for doctors, interviews for lawyers, maintenance for plumbing and heating, inspections for architects, etc.), we spend so many hours on the phone to manage your booking that we said: “and if we make it automatic?”
That is… Wouldn’t it be awesome if it were your customers, by themselves, to book an appointment with you?
We did it 🙂
Call it automatic booking or artifical intelligence, you just need to pin your availability in gCal or iCal and the rest is up to our algorithms that will answer to your customers, update your calendar and notify you what happens in real time.
Finally you will lighten the work of your secretary (or that of ours) and you can entrust her with more important tasks.
So your customers will book your services or visits directly via Web from smartphone, tablet or PC, from anywhereanytime (day or night).
Surely our service will make happy doctors, therapists and hairdressers, but we have designed it to best adapt to many activities:
visits with doctors;
sessions with dentists;
cuts with hairdressers;
treatments with beauticians;
cleaning and maintenance with plumbers/boilers;
soccer fields with sport clubs or parish centers;;
bike tours, climbing, rafting, canoeing, sailing, surfing, parachuting or paragliding with outdoor guides;
courses in musical instruments with musicians;
classroom reservations and meeting rooms.
Try it out for free, our technicians will set up the service according to your needs and will help you in every aspect of the management.
HOW IT WORKS
we will open a Facebook page (or tell us your link if you got already one);
we will set up a chatbot fit for your business and your customers will book an appointment directly via chat;
your customers will book an appointment in a few steps: 1- choice of the service (e.g. visit or therapy or haircut) 2- choice of who will provide the service (e.g. if you got more colleagues) 3- choice of date and time among those available 4- data entry and confirmation;
automatic real-time synchronization with Google/iCal calendar.
Let’s repeat it by illustrating it with images::
First of all we will open a Facebook page, you will ads it or stick a qr-code link up your door.
For sure, many of your customers will open the qr-code from smartphone and will be face to face with Facebook Messenger. Others will instead connect to your Facebook page and interact from there.
Suppose you’re a doctor. The Facebook chatbot will answer FAQ of your patients and – in case they wanna book a visit – will accompany them to do it like the best secretary in the world (information asymmetry and no holes).
Immediately after every appointment reservation, your customer will receive the booking summary as memo, while you will receive an app or mail or sms notification with all the data.
The calendar synchronization is instantaneous. If you wonder how you will manage the availability (timetables, free days, breaks, etc.) from time to time, you will do it directly on calendar.
One of our technicians will set up the service based on your needs and will help you in every aspect of the management. Also you will get his mobile for tech assistance 7/7.
Do you want chatbot working on your site too? No problem.
We are also working hard to make our service multi-site and multi-user.
“How can I persuade my customers to use a chatbot?” In fact don’t do it absolutely, what you need to do is just provide an extra choice, you will discover that they will be the first to use it, especially the younger ones, as soon as they discover they will not have to call you lots of times because it’s always busy. Ask yourself “if even only 30% of my clients do it alone, how much will I save in cash, time and stress?“.
“I don’t have a site, how can I activate the service?” You don’t need that, you certainly have a Facebook page, we will set up a chatbot so that each of your customers will get all the answers that search from Facebook Messenger.
“I have a site, can I integrate the service?” Yep, you will attach a html5 snippet code so that it will host Facebook Messenger.
“Can I try the service before buying it?”We run on consumption and you have up to 10 free appointments per month, so yes. Maybe you’ll end up using us for free forever 🙂
“After signing-up what should I do to start?” One of our technicians will call you and, based on your needs, will make the setup and explain how to use the service. Even after that, our technicians will always be at your disposal for any need by mobile, chat or email.
“Is it possible to arrange for appointments booked online by customers to be automatically added to my Google calendar?” Of course, in fact our algorithms interact precisely with that calendar (gCal + iCal).
“We are 3 doctors who share the same study, can we activate your booking system with a single subscription?” We are working on it, yes, your customers will be able to book appointments by choosing one of you.
“I’m a hairdresser and in my studio we got more helpers who also perform numerous services of different durations (cut, tint, permanent, etc.). Do you adapt to my business?” We are working on it, yes, your customers will be able to book an appointment by choosing whom they prefer and the type of service. Each service can have different duration.
“I am a doctor and I got two studies, is it possible for my patients to choose the location where they wanna book a visit?” We are working on it, yes, your customers will be able to choose the location.
Author: Johnny T. is a full-stack developer, seo, copywriter and web marketing specialist. In addition to creating user-friendly interfaces such as spediamo.it and smartfix.it and to launch projects such as the virtual secretary, Johnny enjoys reading exceptional books and thinking he still has some free time. Contact him on LinkedIn.
Blog di un'assistente virtuale per liberi professionisti 