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Assistenti: umani o digitali?

dicembre 27, 2022artificial intelligence, assistente virtuale, business online, innovazione, liberi professionistiartificial intelligence, assistente virtuale, business onlineanalizzando

Ogni tanto una collega mi chiede se, prima o poi, noi dipendenti di www.segretariaincloud.it verremo tutti sostituiti da assistenti digitali come Alexa di Amazon (da 4 anni in Italia), Assistant di Google o Siri di Apple.

Sul breve periodo, dubito.

Prima di tutto perchè sono assistenti vocali usati dai consumatori per semplificare la propria vita, non è software usato da liberi professionisti come te per interporre un’interfaccia tra te e i tuoi clienti.

Ad esempio, con Alexa imposti sveglie, crei promemoria e liste della spesa, chiedi che tempo fa e consulti ricette. Task che vengono fatti dagli italiani già milioni di volte ogni anno. Personalmente, lo uso da smart-TV per risparmiarmi 4 click e avviare istantaneamente su YouTube episodi di Holly e Benji o Heidi per mio figlio di 3 anni, o per lanciare qualche clip musicale distendi-nervi. Chi fa l’impiegato e usa molta tastiera si risparmia volentieri caratteri e click, molto meno stressante 🙂

Ma le mirabolanti promesse dell’intelligenza artificiale?

Magari chi è solo si intestardirà ancora con domande – risposte a questi esseri digitali ma, per il resto, smart speaker, robot camerieri e compagnia sono una delusione.

Per cui… care colleghe, non temete, a Segretariaincloud non perderete il lavoro, perchè siete aiutanti digitali umane e quest’ultima parola è il vero valore aggiunto.

Il software di intelligenza artificiale migliorerà 1 interazione alla volta ma chi chiama un medico, avvocato, agente immobiliare, artigiano, amministratore di condominio ecc non vuole saperne di voci sintetiche (salvo magari fissare appuntamento) e vuole sentire che dall’altra parte c’è un essere umano in carne ed ossa, perchè questa è la sola garanzia che prima o poi qualcuno risolverà materialmente il suo problema, mentre – se sente un bot che trascrive e basta quanto dice e nessuno però lo chiama dopo una manciata di ore – inizierà già a pensare che era il vuoto cosmico e richiamerà per sollecitare o – peggio – passerà ai concorrenti.

Per come la vedo io, il modello di business Alexa è ancora da inventare, a parte il margine di vendita dei dispositivi. Gli assistenti vocali sono un fallimento e non sono nemmeno stati progettati per servire le necessità di noi utenti ma piuttosto quelle dei produttori, microfoni che raccolgono dati (attività, bisogni, desideri) da tradurre in forme di incentivo qusi subliminale a comprare qualcosa, la sempiterna pubblicità mirata. Nessuno però utilizza questi assistenti com’era stato immaginato dai produttori, mantenendo invece per privacy i comandi vocali al minimo necessario per ottenere giusto qualche livello elementare di automazione, così però non ci saranno sufficienti dati per i modelli di training e non potranno migliorare. Un cane che si morde la coda, cioè lo lo stallo.

Tornano al nostro umile lavoro di segretariato in remoto, un libero professionista come te ci paga per fare le tue veci o dare una mano alla tua segretaria, al 1° contatto un software interposto tra te e i clienti fa solo incazzare i più. Usiamo già bot per promemoria sms e per qualcuno di voi a ore c’è anche un servizio di trascrizione automatica delle chiamate ma, se dopo 24h nessuno li contatta, richiameranno infastiditi. Serve, invece, una segretaria umana svelta a dattilografare che sappia usare empatia e parole giuste per farli attendere poi il giusto, senza rivolgersi ai tuoi concorrenti.

Al limite, per alcune professioni (tecniche), funziona l’automatismo taglia-segretarie per cui alla chiamata ricevono whatsapp che dice che verranno presi in carico, così hai il tempo di rispondere in modo asincronino (da quel momento però rischierai di venire sempre bersagliato su whatsapp).

A quel che ne so, nel nostro campo, il solo automatismo valido è al 2° contatto, la famosa presa appuntamenti. Ma no chatbot per carità, a meno che non siano vocali e usino NLP (magari coinvolgendo ChatGPT3 e openAI nonostante il warning del ceo Sam Altman). Ma quì stiamo ancora sperimentando tutti…

Autore: Johnny T. è un software engineer full-stack e seo specialist. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si dedica a leggere manuali di tecnici più in gamba per alzare il livello dell’asticella. Contattalo su LinkedIn.

Domanda: “Che servizi ci potete dare?”

novembre 28, 2022assistente virtuale, business online, liberi professionistiassistente virtuale, business onlineanalizzando

Ogni tanto un potenziale cliente guarda il sito, ci telefona e chiede “ma c’è una segretaria vera a rispondere?”.

Ovviamente sì, assolutamente sì (non solo 1 segretaria in carne ed ossa ma 4 e sempre le stesse tutto l’anno per ogni cliente, non di meno perchè è impossibile reggere 10 ore al giorno senza ferie pause e malattia, non di più per evitare l’effetto spaesamento ai tuoi clenti ormai fidelizzati che non devono mai pensare “e questo chi è?”).

ll lavoro che facciamo ha la tecnologia al centro ma è impossibile senza l’uomo. Questi 2 elementi sono inseparabili se vogliamo creare qualcosa di buono.

Siamo una piccola azienda nel mondo dei servizi e Massimo Sgrelli spiega bene in questo articolo la differenza tra noi e un’azienda unicamente di prodotto (tipica curva di crescita non lineare di un business scalabile e vendibile ovunque e gestibile con un piccolo team).

Abbiamo parecchie segretarie/i a busta paga e ogni giorno, per dirimere casi anche intricati, devono confrontarsi spesso in condivisione audio/monitor.

Insomma, da noi, il fattore umano è il fulcro di tutto e il vero valore aggiunto.

Dattilografiamo bene, sintetizziamo in modo chiaro, resistiamo agli urti di chi ti vuole sollecitare ogni mezz’ora, fissiamo appuntamenti in agenda stando ben attente a non crearti buchi per farti restare di più con la tua famiglia, facciamo promemoria al telefono, emettiamo preventivi e fatture, interagiamo con medici avvocati ingegneri ecc per le ragioni più svariate e riferiamo ai loro clienti tecnicismi spinti, intervistiamo candidati per assunzioni anche tecniche, facciamo scout pre-acquisto di attività commerciali per indagarne la reddittività, implementiamo bot per regalarti automatismi (promemoria sms che partono da soli all’ora desiderata, note di chiamata che ti arrivano di sera con traduzione testuale del vocale lasciato in segreteria), insomma facciamo tante cose.

È proprio perchè il fattore umano è così preponderante che non possiamo definirci una start-up (come alcuni di voi pensano) ma piuttosto una lifestyle company sul web.

Un fondo di Venture Capital non investe se vede solo un 2-3x di ritorno dopo exit a 10 anni, sarebbero tempo e risorse sprecate per loro (che cercano solo 1 unicorno su magari 50 candidati che ripaghino tutte le scommesse sbagliate con moltiplicatori a 3 cifre). La nostra crescita è moltoooooooooooooo più lenta, magari ci immaginiamo anche di arrivare tra 10 anni a un fatturato di €5M ma non è assolutamente una traiettoria di crescita che si aspetta un VC, è appunto una crescita da lifestyle company, cioè da quasi cooperativa di segretarie che ci campano facendoti pagare il giusto e non un euro di più, praticamente poco più di come le pagheresti tu se fossi però tu ad assumerle (ma senza 13ma 14m e tfr). È per questo che in giro non troverai MAi prezzi migliori dei nostri (a meno che illegalmente non facciano nero o ricorrano troppo alle ritenute di acconto, ma al posto tuo non vorrei personale trattato così male perchè poi non sentirebbero nessun inventivo a darti un servizio professionale).

Proprio per darti un servizio di segretariato concierge al tuo fianco il più a lungo possibile, non siamo rosi dall’ambizione di crescere il più velocemente possibile (pensa a segretarie che arrivano o ruotano in fretta senza nemmeno il tempo di formarsi, aiuto!!!) ma preferiamo creare una rara gemma in stile piccolo negozio di fiducia sul web. Il bello di queste aziende è che possono essere lanciate senza l’apporto di capitali esterni, in totale autonomia e facendo quasi unicamente riferimento alle proprie forze — come abbiamo fatto noi, che ricordiamo bene lo 0€ di guadagni a luglio 2015, il 1° mese di inizio.

E ADESSO?

Chiaramente, in questi 7 anni, la nostra piattaforma è stata migliorata di continuo e, ormai, è diventata essa stessa un prodotto e la puoi affittare per te stesso o le tue segretarie, non solo, la possono affittare anche segretarie esterne che lavorano in autonomia con propri clienti diversi dai nostri. Vogliamo diventare un aggregatore hub SaaS con algoritmi sempre più efficaci (non è Intelligenza Artificiale ma quasi).

Siete in buone mani.

Natale e feste, ci siamo noi

dicembre 17, 2019assistente virtuale, liberi professionistiassistente virtuale, innovazioneanalizzando

E cosi è arrivato un altro Natale.

gli avvocati per cui rispondiamo andranno meritatamente in ferie 2 settimane e staccherranno fisso/cell per evitarsi i clienti che chiedono continuamente aggiornamenti pratica;
i dottori si riposeranno ma visitando a macchia di leopardo per le emergenze, ci useranno per la solita presa appuntamento o si affideranno al nostro chatbot automatico;
gli amministratori di condominio concederanno la vacanza di rito alla segretaria in ufficio e passeranno a noi tutte le chiamate degli inquilini;
le agenzie immobiliari lasceranno che siano quelle nelle località turistiche a restare aperte;
le società edili chiuderanno i cantieri e si fideranno di noi per quel che resta;
le imprese di pulizia faranno solo pulizie eccezionali e ci lasceranno gestire i preventivi per l’anno prossimo;
le agenzie web chiuderanno alla grandissima 🙂
ecc. (estetiste, artigiani, caldaisti, mediatori, architetti, consulenti, concessionarie, commercialisti, negozi da sposa, vini, mobili, camicie).

Devo farti una confessione.

Sono il programmatore architetto di Segretariaincloud.it ma sono anche un risponditore, cioè rispondo anch’io ogni giorno a tante chiamate.

Sono l’unico uomo in mezzo a segretarie donna, so che sei un titolare e preferisci donne ma disporre di un fisico elettronico analitico è utile, specie per i clienti più tecnici.

Ad esempio, affianco spesso chi si occupa di informatica, videosorveglianza, finanche chi installa antenne per offrire internet in località disagiate dove non arriva nemmeno Tim.

Spesso alcuni loro clienti incalzano sul perchè gli finiscono i GB così in fretta (di solito è colpa dei figli che guardano troppo streaming).

Stamani una mamma si è lamentata scherzando “così sono io che devo sempre pagare, ma Netflix quanto paga se sfora?“.

Ecco…

AWS, il cloud di Amazon, gli fa pagare 1. traffico dati $0.02/GB/mese + 2. tot/GB/mese per lo storage (non so stimare quanto è immenso il catalogo di film e serie, evito per comodità);
Netflix ha 158m utenti che guardano mediamente 1.5 ore/giorno => 1.5*117m = 175500000 ore/giorno = 1228500000 ore/settimana.

Considerando che:

in standard 360p fa 250MB/ora = 4.2MB/minuto;
in full HD diciamo 20MB/minuto;
la media tra mobile computer e TV streaming sta sui 720p che fa 850MB(0.85GB)/ora X 1228500000 = traffico dati AWS 1b GB/settimana.

1b GB/settimana = 4b GB/mese => $80m/mese = circa $1b/anno (1 miliardo all’anno).

Con un fatturato annuo $16b, è circa il 6%, è vero che non c’è lo storage ma costa meno, azzardo 10%, economico visto che i costi maggiori (oltre le licenze e le serie originali) sono proprio i server e lo streaming.

Ecco, ovviamente con la mamma ho evitato la stima nerd preferendo restare breve ma preciso, e infatti il succo è proprio questo. Sappiamo dare risposte autorevoli e questo fidelizza i tuoi clienti 🙂

Segretariaincloud non è un call center, da noi non c’è rumore di fondo come dai concorrenti, lavoriamo in modo avveniristico, ognuno dal suo ufficio, in condivisione audio e monitor costante.
Siamo più un servizio di segretariato concierge, focalizzato sulla precisione. Ha più a che fare con l’intelligence in stile serie americane dell’FBI 🙂

Quì ognuna di noi, ogni segretaria del tuo team (ad ogni cliente dedichiamo 1 team di 4 segretarie, sempre le stesse, tutto l’anno), di tutti i team, si fa amare.

Buon Natale a tutti voi!

Autore: Johnny T. è sviluppatore full-stack, seo, copywriter e specialista in marketing web. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e smartfix.it ed a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si diverte a leggere libri eccezionali e a pensare di avere ancora del tempo libero. Contattalo su LinkedIn.

Dottori sempre più connessi e al lavoro sui social

giugno 29, 2018assistente virtuale, business, business online, innovazione, liberi professionistiassistente virtuale, business, business online, innovazioneanalizzando

Quì a Segretariaincloud.it ci accorgiamo ogni giorno che i dottori più giovani sono avezzi a vivere in rete e non solo in corsia 🙂

Certo non c’è ancora nulla che sostituisca il contatto diretto, imprescindibile, ma l’evoluzione in atto è un segno del mutamento delle professioni e i medici si adeguano ai tempi che corrono.

I camici bianchi per cui rispondiamo al telefono usano whatsapp per ricevere analisi ed esami dai pazienti e stanno su Facebook e Instagram per condividere info utili e rispondere ai loro dubbi.

«Il medico trentenne è un professionista in grado di combinare la pratica medica con lo sviluppo tecnologico e l’attività imprenditoriale», dice Carola Salvato di Havas Life, società che si occupa di comunicazione in ambito medico/sanitario.

L’agenzia, in collaborazione con Ipsos, ha realizzato un’indagine tra i giovani specialisti. La ricerca ha coinvolto 152 medici millennials (età media 31 anni), con lo scopo di identificare comportamenti che avranno un impatto sullo sviluppo della medicina del futuro (quella dei nati negli anni Ottanta e diventati maggiorenni nel 2000 è una generazione che capisce il digitale).

L’84% degli interpellati trascorre più di un’ora al giorno su internet. Navigano attraverso device mobili (smartphone, portatili, tablet e molto poco col PC fisso). Inevitabile la presenza sui social network: appena il 7% non ha un profilo social.

I millennial non hanno dubbi: la tecnologia cambierà la relazione dottore – paziente. Il tempo dedicato al dialogo resterà importante ma, soprattutto per i dottori non ancora specializzati, è forte la convinzione che dare ai pazienti la possibilità di avere accesso con continuità e ovunque si trovino a contenuti e servizi dedicati li renderà interlocutori più consapevoli.

Cruciale rimarrà la figura del medico di base, sempre più chiamato a limitare gli accessi alle strutture ospedaliere.

I medici più giovani ritengono insomma che il futuro del mondo della salute sarà sempre più incentrato su scienza (per le decisioni di trattamento) e tecnologia (come semplificatore della pratica clinica, comunicazioni al volo, monitoraggio dei dati clinici e agevolazione dell’aderenza del paziente alle terapie).

Noi che in remoto gli fissiamo visite in calendario (senza buchi) e gli notifichiamo istantaneamente ogni richiesta dei pazienti via App Android e iOS, beh… lo vediamo ogni giorno 🙂

Autore: Il team di Segretariaincloud offre servizi di assistenza per privati, imprenditori, liberi professionisti e startupper. Dalla segretaria telefonica virtuale (90% più conveniente di quella tradizionale perchè abbatti i costi fissi!) che risponde a distanza a tutte le tue chiamate dalle h. 9 alle 19 notificandoti via App sms o email, allo sviluppo del business online con tutte le tecniche del Web Marketing moderno (SEO, search marketing, campagne banner, pay per click, social media marketing, spider web e direct email marketing).

Privacy, cosa cambia con il Gdpr

Maggio 25, 2018business online, liberi professionistibusiness, business onlineanalizzando

Da oggi è in vigore il general data protection regulation, il nuovo regolamento sulla protezione dati che si applicherà a tutte le informazioni elaborate in Europa o da aziende insediate nella Ue. Hanno intasato la posta anche a te? 🙂

Ecco le novità principali in breve:

ogni impresa designa un «responsabile protezione dati» (art. 37) a cui potete rompere in ogni momento;
per accedere ai tuoi dati personali, l’impresa chiede il consenso con un linguaggio semplice e chiaro (art. 7) e spiega bene perché e a quale fine li utilizzerà (art. 13);
l’impresa è tenuta a dirti per quanto tempo custodirà i tuoi dati;
diritto all’oblio (art. 15), cioè devi poterti cancellare;
diritto di rettifica (art. 16);
diritto alla portabilità dei dati (art. 20): puoi chiederci l’invio di un file con tutte le tue info per passare magari al concorrente;
se «bucano» il sito (data breach) l’impresa lo deve comunicare al garante della privacy (chiamando 06.696771 a Piazza di Monte Citorio 121 Roma o con mail a garante@gpdp.it) entro 72 ore «a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche». Multe fino a €10m senza adeguata cura dei dati. In teoria, stop a scandali come Cambridge Analytica (Facebook ha indirettamente sponsorizzato la campagna elettorale di Trump), violazione del 2015 confessata nel 2018 😦
art. 80, possibilità di avviare class action per farti rimborsare.

Il team di Segretariaincloud.it rispetta già queste regole da tempo, come norma di buona autocondotta (ad esempio cancelliamo sempre tutti i dati dei tuoi chiamanti oltre i 3 mesi dal giorno corrente per evitare leak). Dopotutto ti facciamo da segretaria, a volte siamo finanche il tuo braccio destro, quindi la fiducia è tutto.

Piuttosto, siccome le nostre segretarie ricevono spesso chiamate di telemarketing dirette a te e ogni volta riagganciamo subito chiedendo di cancellarci dai registri e non richiamare più (non fa piacere nemmeno a noi essere bombardati inutilmente), mi domando: “non dovrebbero avere adesso il vostro consenso esplicito prima di chiamarti? Dopo tutto chi invia per esempio newsletter sta mandando mail a raffica per avere il consenso a continuare”. Consiglio per le autorità italiane: create 1 pagina web (manuale) e 1 api (automatico) perchè i cittadini e le imprese come le nostre possano trasmettervi anche solo con 1 pulsante ogni numero che fa telemarketing, 1 volta al mese interrogate il database e fate pagare penali progressive ai titolari dei numeri più ricorrenti. Sarebbe così facile se lo voleste…

Il primo a dover essere multato stamane? Il governo italiano (link da Il Fatto Quotidiano, guardare il video per credere) che è già stato derubato di milioni di dati utente nel nuovo sito nazionale implementato da Infocamere e dedicato alle imprese.

Cmq una buona legge in ogni caso, anche il New York Times stamane plaude all’Europa che “enacts the world’s toughest rules to protect people’s online data“.

LA SEGRETARIA DIVENTA “ESTERNA”. SEGRETERIA IN OUTSOURCING.

aprile 10, 2018assistente virtuale, liberi professionistiassistente virtualeanalizzando

Avresti mai pensato che esistono servizi online per “noleggiare” una segretaria umana per gestire in maniera professionale ed economica il tuo business? E quanto costa noleggiare una segretaria in carne ed ossa per rispondere alle chiamate dei tuoi clienti? Davvero molto meno di quanto ti aspetti, grazie all’economia di scala attivata da servizi come il nostro. A questo link ad esempio è possibile avere subito un preventivo personalizzato e senza alcun impegno per una soluzione di segreteria telefonica in outsourcing.

segretaria-esterna — La segretaria “a noleggio” ti fa risparmiare sui costi di ufficio.

Il mondo è diventato così flessibile e digitale che sono moltissime le app che ti facilitano la giornata e ti fanno ottimizzare i costi del tuo lavoro. Sono anni di forte crisi e per la tua azienda è fondamentale cercare sempre soluzioni alternative per snellire il lavoro e ricorrere finanche a risorse esterne per risparmiare di brutto sulle uscite fisse.

L’outsourcing offre a professionisti come te una serie di servizi a valore aggiunto che possono alleggerire non poco il tuo business (per non parlare dei costi minimi).

Uno dei servizi più gettonati dell’outsourcing è appunto la segreteria a noleggio. Siete sempre di più ad affidarvi alla nostra azienda specializzata nei servizi di segretariato, dandoti cosi la possibilità di dedicarti maggiormente alle tue mansioni, concentrandoti su quei processi che portano a un incremento reale del tuo profitto.

La segreteria outsourcing è pensata soprattutto per professionisti e piccole e medie imprese, per aiutarti in compiti di tipo organizzativo o per allestire azioni di marketing.

Contattaci quì e richiedici un preventivo.

LE MANSIONI DELLA SEGRETARIA A NOLEGGIO

Le nostre segretarie si occupano principalmente di rispondere al telefono, veicolare al meglio tutte le chiamate dei tuoi clienti, gestire e inoltrare le mail. Gestiamo e organizziamo anche la tua agenda.

Acquistare da noi un pacchetto di segretariato esterno ti fa risparmiare un sacco e ti dà accesso a servizi illimitati in giorni e orari. Parliamo di max flessibilità e non di dover assumere una segretaria a tempo pieno da tenere in ufficio (25000€ lordo all’anno con minimo inquadramento contrattuale).

Affidarti quindi ai nostri servizi esterni, anche di segreteria, può farti risparmiare tanti soldi e si può tradurre anche in una riduzione delle tue ore effettive di lavoro.

Un esempio di esternalizzazione fatta male è quello di Tim Vodafone Wind Tre e Enel che hanno delocalizzato i call center in Romania o Albania, noi affidiamo invece il lavoro a professioniste laureate 100% italiane e residenti in Italia, oltretutto ben specializzate (altrimenti come sapremmo il gergo di dottori, avvocati, termoidraulici, amministratori di condominio, architetti, consulenti del lavoro, ecommerce, ecc?), provaci e vedrai che ti porteremo ottimi risultati.

WhatsApp Business

gennaio 19, 2018business, business online, innovazione, liberi professionistibusinessanalizzando

La pausa natalizia è finita e siete ormai tornati al lavoro, mentre quì le nostre segretarie hanno continuato a rispondere normalmente alle vostre chiamate.

Chi non usa WhatsApp, l’app di messaggistica più usata (in ben 109 Paesi su 187 analizzati da SimilarWeb)?

Da adesso, se sei una piccola e media impresa, l’azienda controllata da Facebook ti permette di crearti un profilo su WhatsApp Business e rispondere ai tuoi clienti separando i messaggi personali da quelli di lavoro.

a patto di avere un’altra SIM, impossibile usare quella già associata alla versione classica 😦
per ora, solo per i dispositivi Android

Icona simile a WhatsApp classico, ti registri indicando indirizzo fisico, mail e sito web. Puoi creare risposte rapide per le domande frequenti, messaggi di benvenuto per presentare la tua attività e di assenza per quando non ci sei. Proprio come già avviene per la versione di Messenger delle pagine Facebook.

WhatsApp Business offre anche statistiche sui messaggi, come il numero di quelli letti, per elaborare nuove strategie di comunicazione.

Quando un’attività conferma il proprio numero di telefono, riceve un badge di riconoscimento che ne attesta l’ufficialità, così da essere meglio riconoscibile dai clienti.

È una novita del nuovo anno ma, spesso, le novità dei big della tecnologia finiscono per fallire.

Se non hai un Dual Sim, ad esempio, perchè dovresti usarla? 😦

Come al solito, secondo WhatsApp, che cita uno studio condotto da Morning Consult, le piccole imprese la considerano già una mirabilia per customer service e lead. Ma, come al solito, le installazioni su Google Play sono ancora poche e di sicuro fioccano tante critiche: chi la considera un doppione di WhatsApp normale perchè su cellulare escono cmq anche tutti i contatti privati, no multiutente perchè l’uso è limitato a 1 telefono alla volta (inutile per un’attività in cui devono rispondere più persone), dal PC non si può usare in via autonoma, poche funzioni e nome non modificabile, unica differenza dalla versione normale solo il messaggio di benvenuto e assenza, ecc..

Insomma, dal punto di vista tecnico, se hai un’attività, meglio se apri canale e bot su Telegram. Peccato che i tuoi clienti non siano però tech savvy e difficilmente lo usino…

Per cui nulla di fatto, continua come sempre, business as usual…

Buon Natale: differenza tra assistenti virtuali vere e software

dicembre 22, 2017assistente virtuale, liberi professionistiassistente virtualeanalizzando

Auguri di Buone Feste a tutti! Buon Natale e felice 2018!

Anche Capodanno è vicino, ma noi continueremo a lavorare come al solito e chiuderemo solo nelle festività comandate con colore rosso acceso in calendario 🙂

È stato un anno di lavoro intenso, ho letto da poco 2 articoli dedicati agli assistenti virtuali (quì e quì) e mi hanno fatto riflettere molto sulla nostra attività.

Noi di Segretaria in Cloud siamo assistenti virtuali vere, in carne ed ossa, ma esistono anche quelle software.

Fanno cose diverse da noi e non sono paragonabili a cosa sa fa un essere umano ma sono cmq utili.

Le assistenti software sono tecnologie di machine e deep learning, cioè algoritmi di intelligenza artificiale che riconoscono la tua voce ed eseguono semplici task. Si chiamano Siri, Google Assistant, Alexa e Cortana.

Ad esempio, da Android 6 in sù, se pronunci la frase “Ok Google”, lanci ricerche di ristoranti o posti d’interesse vicino dove sei, ti fai dire il meteo, traduci parole, fai di conto, attivi il Bluetooth, avvii chiamate telefoniche, apri Facebook e Twitter, registri un evento sul calendario e visualizzi le foto di una vacanza di 3 anni fa in archivio. Forte! 🙂
iOs 11.2 non ha migliorato Siri (eccetto Pay Cash). Si potrà usare presto always-on anche da iMac Pro se monterà A10 Fusion come nell’iPhone 7. Oltre al solito, traduci frasi in altre lingue senza aprire app o siti esterni e se sei in viaggio traduce dall’inglese all’italiano.
Con l’altoparlante “smart” (Echo), Alexa for business (non ancora in italiano) è un maggiordomo che ti gestisce l’agenda per gli appuntamenti di lavoro e ti fa avviare sessioni di videoconferenza e conference call.
Per Cortana, prima di giudicare, aspettiamo l’aggiornamento di Windows 10 in primavera 2018 (anche Xbox) e quello italiano per iOs e Android.
P.S. sia che usi Google Now, Siri, Alexa o Cortana, attento agli hacker, potrebbero bypassarti con la tecnica “Dolphin Attack” degli ultrasuoni e aprirti siti pericolosi o sbloccare il tuo antifurto.

Insomma, hai capito.

Tuttavia, nessuno può sostituire un essere umano in certe cose: prova tu infatti a parlare e “quagliare” con chi ha più di 60 anni o spergiurare all’ansioso di turno che l’appuntamento in agenda è stato fissato e non si deve proprio più preoccupare. Le nostre segretarie sanno fin troppo bene che la gente che ci chiama ogni giorno NON vuole parlare con un robot.

Ciònondimeno, se ti installi un altoparlante in ufficio, Alexa è utile perchè gli parli e ti accende la luce, alza le tapparelle, prenota una stanza per una riunione, ti cerca un documento su Salesforce e Outlook o ti regola il proiettore prima del meeting.

In un altro interessante articolo del Sole 24 ore, si parla di “Cobot“.

Il senso è proprio quello. L’obiettivo non è sostituire i dipendenti di un’azienda, ma contribuire ad eliminare l’attrito che le attività più ripetitive e banali fanno accumulare tutti i giorni. Dynatrace permette ai dipendenti della tua ditta di chiedere, a voce o con chat bot, report di produzione e vendita, realizzati magari allenandosi su Ibm Watson. X.ai riduce il traffico email per organizzare meeting e riunioni, grazie a un meccanismo di brokeraggio delle disponibilità dei partecipanti, sincronizzando le agende di tutti.

Tutta questa intelligence, accessibile grazie al cloud, aiuta già molte piccole e medie imprese come la tua: quando un tuo cliente ti chiama (e quindi rispondiamo al tuo posto), noi sappiamo già da che fisso o cellulare chiama e spesso sappiamo già il suo nome, qual è la sua mail, quante volte ha chiamato negli ultimi 6 mesi, cosa c’aveva detto ogni volta…

Il segretariato in remoto come il nostro ci permette di prenderci cura del tuoi clienti come nessuna segretaria potrebbe se fosse semplicemente seduta nel tuo ufficio e alzasse una normale cornetta. Sembra già così antico 🙂

Perchè ti serve un’Assistente Virtuale.

novembre 13, 2017assistente virtuale, liberi professionistiassistente virtualeanalizzando

Come titolare di una ditta, hai probabilmente già pensato di assumere un’Assistente. Eccoti allora 5 ragioni perchè hai bisogno di un’Assistente Virtuale e come può aiutare i tuoi affari.

virtual assistant zirtual

Molte p.iva e imprenditori considerano se assumere o meno personale in più. Sia che tu abbia appena iniziato, o voglia espanderti, o abbia semplicemente bisogno di diventare più organizzato ed efficiente, la necessità di delegare task amministrativi è un problema tipico.

Sapere di aver bisogno di aiuto è la parte facile, ma decidere come trovare quell’aiuto è più impegnativo. È meglio assumere internamente o hai bisogno di un’Assistente Virtuale? Quanto è economica un’Assistente Virtuale? Quali sono i reali benefici per te e il tuo business se assumi una Virtual Assistant?

Eccoti 5 importanti ragioni per “assumerla”, più l’impatto positivo che avrà per la tua attività e il bilanciamento vita-lavoro.

1. USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE TI FA RISPARMIARE SOLDI

Il tuo tempo ha un valore, e intendiamo letteralmente. Per esempio, se fatturi 100€ all’ora e usi il tuo tempo per fare piccoli task ripetitivi invece di pagare qualcun altro 25€ all’ora per farli, stai perdendo soldi…

Il tuo tempo dovrebbe essere speso sul lavoro importante che fa andare avanti la tua attività e non può essere fatto da altri. Lo stipendio medio per un’Assistente personale è di €26K all’anno, ma usare un servizio di Assistente Virtuale costa solo dai €1K ai €5K per anno, che è un bel risparmio! E, una volta che hai scaricato quei task time-consuming alla tua AV, la crescita potenziale in produttività e vendite può avere un impatto significativo sul tuo business e budget.

2. USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE TI FA RISPARMIARE TEMPO

Hai così poche ore in un giorno, le stai spendendo sui task più produttivi o ti fai mangiare il tempo da e-mail e scheduling senza fine?

L’Harvard Business Review ha fatto uno studio di 3 anni che mostra che delegare task meno produttivi e ripetitivi può farti risparmiare ogni giorno fino al 20% del tempo produttivo. Cioè ti fa risparmiare un intero giorno lavorativo alla settimana. Cosa faresti con un giorno extra ogni settimana?

Potresti usare quel tempo per vendere di più o connetterti con più gente (PR). O forse potresti bilanciare di più la tua agenda trovando spazi per priorità personali come andare in palestra o stare con famiglia e amici. Delegare le piccole cose ti permette di scegliere come usare meglio il tuo tempo.

3. AVERE UN’ASSISTENTE VIRTUALE È MENO AFFANNOSO DI ASSUMERE IN-CASA

Ci sono volte quando ti serve assumere qualcuno che lavori nel tuo ufficio. Ma se non necessiti di task fisici come cambiare il toner alla stampante, o firmare la consegna UPS, optare per un’Assistente Virtuale può essere la strada più semplice.

Spesso, trovare la giusta persona implica un ciclo noioso di fare colloqui, assumere, istruire, e licenziare, che ripeti finchè trovi quella giusta. Questo è estremamente pesante sia in termini di tempo che di costi e può avere un impatto negativo sullo spirito aziendale del tuo ufficio finanche la tua clientela.

Con un’Assistente Virtuale sei libero dal dover fare buste paga o offrire benefit, e non c’è bisogno nè di ufficio nè di PC o telefono da fornirgli. Usare un’Assistente Virtuale ti dà tutti i benefici di cui hai bisogno senza le complicazioni che non vuoi.

need a virtual assistant

4. PUOI USARE UN’ASSISTENTE VIRTUALE SOLO QUANDO NE HAI BISOGNO

Molte piccole attività e imprenditori non hanno task sufficienti per tenere impegnato un impiegato full time. Altre categorie potrebbero aver bisogno di più aiuto durante i mesi più pieni dell’anno, ma poi poco o niente durante quelli più vuoti. Alcuni possono aver bisogno di aiuto solo per la durata di uno specifico progetto.

Quindi, perchè pagare a qualcuno uno stipendio per lavorare 40 ore a settimana quando ti serve solo per poche ore? Con un servizio di Assistenza Virtuale hai l’opzione di avvalertene solo per un paio di ore alla settimana, o parecche ore al giorno, dipende. E puoi decidere quanto tempo a seconda di come cambia di volta in volta la tua attività.

Avere la flessibilità di customizzare ad ogni momento il tempo per cui usi la tua Assistente, ti assicura che stai pagando solo per quello di cui hai veramente bisogno.

5. AVERE UN’ASSISTENTE VIRTUALE INCREMENTA LA TUA PRODUTTIVITÀ E TI EVITA UN ESAURIMENTO

Se sei titolare di una piccola ditta, indossi parecchi cappelli, e sei responsabile di una tale varietà di task che ti succhiano un sacco di energie. Se spesso arrivi a fine giornata sentendo che hai prodotto molto poco anche se sei esausto, è probabile che la tua produttività sia falcidiata da troppi piccoli task.

E se ci fosse un modo per saltare la parte time-consuming e noiosa, e prendere giusto le decisioni importanti?

Per esempio, se devi partire in viaggio per una conferenza, avere un’Assistente Virtuale che faccia tutte le ricerche per le migliori opzioni di volo e albergo (e prenotare per te) ti lascia libero di focalizzarti sulla presentazione e come creare i contatti giusti di lavoro una volta arrivato là.

O se ti serve una ricerca per l’articolo di un blog, avere un’Assistente che ti trova le informazioni più rilevanti e aggiornate significa che non ti fai distrarre nè butti tempo in cose poco vitali.

Avere qualcun altro che faccia i primi piccoli step di task più grandi ti permette di concentrarti sul quadro più grande e ti risparmia dalla fatica delle piccole ma tante decisioni poco importanti, solo così potrai essere più produttivo e sentirti meno stressato.

Segretaria In Cloud: il servizio di segretariato a distanza

agosto 4, 2017assistente virtuale, liberi professionistiassistente virtualeanalizzando

Al giorno d’oggi, molti sono i professionisti che hanno bisogno di una segretaria ma, per svariati motivi, non possono permettersi di averne una in organico.

Grazie agli strumenti tecnologici di cui attualmente disponiamo, è possibile essere interconnessi senza essere compresenti; si può, quindi, lavorare e collaborare a distanza, senza che la tua normale attività ne risenta in alcun modo, anzi.

È in questo contesto che nasce Segretaria In Cloud, fondata nel 2014 per permettere a liberi professionisti come avvocati, dottori, architetti, ingegneri, ecc. di avvalersi di una segretaria in remoto come fosse in realtà sempre vicina, praticamente a contatto di gomito.

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Segretaria In Cloud è un servizio di segretariato a distanza tutto italiano che ti permette di avvalerti di un supporto esterno e da remoto.

La piattaforma è stata creata da un gruppo di ingegneri e fisici e viene costantemente aggiornata per rispondere alle nuove e diverse esigenze di ogni cliente, implementando quindi sempre nuove funzionalità (comandi vocali, note di chiamata automatizzate con registrazione audio e trascrizione a testo, IVR, centralino virtuale, ecc.). Dal pannello, cliente e segretarie possono vedere tutto quello che succede nel corso della giornata: dal nome e numero della persona che chiama alla durata della telefonata, dalle nuove istruzioni impartite ai consumi. Tutto è visibile, trasparente e ogni informazione è facilmente reperibile. In tempo reale.

Non c’è nessun vincolo contrattuale e nessuna penale da pagare nel caso tu decida di non usufruire più del servizio, perché questo si basa sullo stesso principio della ricarica telefonica: si provvede a caricare il proprio credito, via bonifico o paypal, di mese in mese.

Per darti la possibilità di conoscere il servizio senza impegno, il team di Segretaria in Cloud ha stabilito 15 giorni di prova gratuita; in questo modo, le nostre segretarie possono realmente capire di che tipo di supporto hai bisogno e indicarti il piano più adatto, mentre intanto tu capisci se il servizio ti è congeniale oppure no.

Qualora la mole di lavoro cambiasse, il piano tariffario può essere modificato in corsa senza nessun costo aggiuntivo e in modo molto semplice e immediato.

Il servizio, attivo dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 19, funziona così: le chiamate che ricevi vengono trasferite subito al nostro team e prese in carico da una segretaria. Al termine della telefonata, lei ti invierà un report sintetico, via app e/o mail e/o sms, in cui sono riportati il nome e il cognome dell’utente, il suo numero e il motivo della chiamata.

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Puoi anche scegliere di condividere la tua rubrica contatti e segnalarci quelli che sono i VIP, ossia le persone con cui vuoi parlare direttamente tu. Il tutto è possibile grazie all’app.

Un’opzione aggiuntiva è la gestione dell’agenda del cliente, in modo tale da evitare passaggi e comunicazione non necessarie fra te e il team di Segretaria In Cloud. Tramite Google Calendar, le nostre segretarie possono fissarti visite e appuntamenti – secondo le linee guida che tu ci hai dato – e questi sono visibili in tempo reale dagli altri componenti del team, nonché ovviamente da te.

La posta elettronica è condivisa, in modo tale che ogni membro del nostro staff abbia visibilità di tutto quello che succede.

Il parco clienti di Segretaria In Cloud è variegato: si va dai dottori agli avvocati, dalle aziende di ristrutturazione di case agli amministratori condominiali, ecc. Per ogni utente, viene creato un support ad hoc, volto a gestire nel miglior modo il lavoro quotidiano.

Segretaria In Cloud si basa sul principio della fluidità. Ogni informazione viaggia rapidamente dal mittente al destinatario e viene inviata solo se necessario. La pulizia di comunicazione è un must: permette di concentrarsi solo su ciò che è utile per te e di ottimizzare costi e tempi.

Se sei curioso di provare il servizio, puoi sia effettuare una chiamata di prova che registrarti per usufruire della prova gratuita di 15 giorni, nonché chiedere informazioni direttamente al nostro team.

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Autore: Sara Guidi Colombi fa la copywriter. Ha lavorato nelle agenzie di pubblicità di Milano, ha però scoperto anche una propensione verso l’area commerciale e si impegna a dettagliare il servizio della segretaria virtuale ai molti professionisti (avvocati, medici, artigiani, ecc.) che preferiscono focalizzarsi sul lavoro, incaricando noi di prendere le chiamate in modo “scientifico“.

Blog di un'assistente virtuale per liberi professionisti

Rispondiamo alle tue chiamate. E non solo…