Il working from home si sta diffondendo sempre di più nelle professioni in cui è possibile la gestione di un progetto da remoto.

Dove non c’è necessità, per gli addetti ai lavori, di essere presenti nello stesso momento e nello stesso posto, c’è spazio per il lavoro a distanza.

Working from home significa non compresenza ma altissima sincronizzazione fra le varie teste del progetto. Tutti devono sapere tutto e tutto deve essere visibile a tutti. È necessario avere uno sguardo panoramico sull’intero progetto e, allo stesso tempo, guardarlo da vicino, seguendone ogni parte.

Segretaria In Cloud è il servizio di segretariato a distanza che permette a professionisti ed aziende di avere una segretaria a supporto della gestione del day by day, come se fosse presente in ufficio. Il team riceve le chiamate per inoltro e ne invia un report in tempo reale al cliente, via App mail e/o sms.

Grazie alla tecnologia odierna, che ci aiuta a ridurre le distanza, riuscendo anche ad azzerarle, gli strumenti che si hanno a disposizione per il working from home sono molteplici.

Vediamo alcuni di quelli integrati nella piattaforma di Segretaria In Cloud.

• Google Calendar: ogni evento alla portata di tutti

Ogni evento inserito o modifica vengono visualizzati in tempo reale e non c’è limite al numero di utenti che possono accedere contemporaneamente al calendario.

Agli eventi creati può essere invitato chiunque e l’invito viene notificato comodamente via mail.

Per ogni appuntamento si possono inserire note e mappe.

Si può scegliere fra diversi tipi di visualizzazione degli eventi: giornaliera, settimanale, mensile.

Una volta che si inizia a usarlo, difficilmente se ne può fare a meno.

• Condivisione rubrica: a contatto con i contatti

Basta un click e tutta la rubrica del cliente è visibile a tutte le segretarie. Grazie all’app di Segretaria In Cloud, disponibile sia per iOS che per Android, ogni contatto viene condiviso in modo facile e immediato, ed è anche possibile evidenziare i contatti VIP, ossia coloro che devono ricevere dal team un “trattamento speciale” o per i quali non è previsto il solito protocollo di gestione (inoltro automatico al cliente).

• Gmail: un account unico per tutti

Altro strumento di sincronizzazione usato dal team di Segretaria In Cloud è Gmail. C’è un account unico per tutte le segretarie, le quali possono visualizzare tutte le comunicazioni che transitano via posta elettronica. Questo sempre in nome della totale visibilità a tutti.

• Google Drive: in qualunque momento, da qualsiasi luogo

Oltre a Gmail e Google Calendar, lo staff ha la possibilità di utilizzare tutti gli strumenti Google, fra cui Google Drive. Lì vengono salvati i documenti importanti, ai quali si può attingere in ogni momento e da qualunque dispositivo.

• Chrome

Lato team, il browser utilizzato è sempre e solo Chrome all’ultima versione. Questa scelta non è dettata solo dalla volontà di uniformare la gestione di eventuali bug o conflitti tecnici, ma dal fatto che l’infrastruttura stessa in tempo reale con i clienti ed alcune funzionalità avanzate di comunicazione fra i componenti del team (WebRTC, indispensabile per parlarsi e vedersi tra segretarie a distanza come se si fosse allo stesso tavolo) sono possibili solo grazie a questo browser.

Questi strumenti migliorano notevolmente la qualità del lavoro e accorciano drasticamente le distanze, che è uno dei principi fondanti del servizio.

 

Autore: Sara Guidi Colombi fa la copywriter. Ha lavorato nelle agenzie di pubblicità di Milano, ha però scoperto anche una propensione verso l’area commerciale e si impegna a dettagliare il servizio della segretaria virtuale ai molti professionisti (avvocati, medici, artigiani, ecc.) che preferiscono focalizzarsi sul lavoro, incaricando noi di prendere le chiamate in modo “scientifico“.