Sei un libero professionista o autonomo, appartieni al popolo delle partita Iva, sei artigiano o artista qualunque sia il tuo prodotto, sei un “capitalista individuale”.

Comunichi e scambi dati con i clienti al telefono, via e-email, Skype, sito web e Dropbox. Il libero professionista (digitale) non esisterebbe senza questi strumenti.

Cerca di trarre sempre il massimo dal Web e dalle tecnologie disponibili! Molto spesso, paradossalmente, un lavoratore autonomo che deve gestire tutto da solo, spende più tempo nel creare le condizioni per svolgere la propria attività di quanto ne impiega per esprimere concretamente la specializzazione per cui è richiesto. Sapere svolgere con rapidità le attività collaterali, ti fa stare dove hai a cuore. Il tuo core business!

INIZIO ATTIVITÀ

Non parlare tutto il tempo con il commercialista su come detrarre le spese, pensa da subito come usare il sito dell’ordine professionale o albo a cui appartieni, oppure i siti che orientano verso il lavoro autonomo (acta, infoimprese, ecc.), in maniera da avere subito backlink – meglio se follow – al tuo sito web.

Non solo. Segmenta da subito le attività che pensi di svolgere in rete:

• visita di siti, ricerca di informazioni;
• ricezione e invio di posta elettronica;
• prenotazione viaggi;
• e-learning, formazione a distanza;
• acquisto di prodotti;
• ricerca di servizi;
• transazioni finanziarie / home banking;
• uso di chat, forum e mailing list;
• scambio di file dati o filmati;
• scrittura e pubblicazione di pagine Web e informazioni online.

Per ogni voce userai più siti, a cui dovrai probabilmente registrarti. Non sai che sono una miniera d’ora per i backlink?

I backlink sono link di terzi al tuo sito web. Ti stai chiedendo perchè sono importanti?

Su Google, ogni minuto, le persone stanno cercando un’attività come la tua. Non sarebbe bello farsi trovare? Ecco, i backlink sono un fattore off-page cruciale per l’algoritmo di indicizzazione di Google (continua a leggere il nostro blog, scoprirai anche i fattori on-page). E l’attività di link-building ti è accessibile da subito! (anche se non sei uno specialista SEO)

PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

Dimentica agende cartacee, calendari e registri. Vai online con i fogli di calcolo di Google e crea più tabelle:

• Scheda Clienti: foglio con campi generalità, contatti, date importanti, budget, tipologia di contributo, immagini, organizzazione, reddito negli anni, dimensione di spesa, affidabilità, altri elementi di valutazione, stato consulenza.
• Gestione Entrate (o Scheda Fatture): foglio con campi nome lavoro, committente, date di fatturazione e accredito, importo accreditato, fattura con imponibile + contributi previdenziali a carico + IVA + ritenuta = totale , rimborsi spese, calcolo contributi committente e lavoratore, valore netto post tasse e contributi (irpef dal 23% al 39%).
• Spese Generali: un Excel con le spese mensili non rimborsate direttamente dai clienti, è utile in vista dei documenti da portare al commercialista per i versamenti trimestrali dell’Iva e il pagamento delle tasse.
• Scadenze Fiscali: fatti uno scadenziario Excel e inserisci in Google Calendar le date, con tanto di avvisi automatici.
• Archivio: fatti regole per nominare i file sul lavoro svolto e inseriscili in cartelle strutturate per ricordartelo.

L’AGENDA DI LAVORO

Un libero professionista non ha come riferimento principale l’orario di un ufficio, la settimana o il mese. I paletti che deve rispettare sono le scadenze dei progetti. Il suo problema principale è di sfruttare al massimo ogni finestra temporale, cioè di autogestire la sua agenda. Abituati al calendario online di Google, finirà per essere l’agenda a informarti. È possibile fissare anche tempi di “pre-allerta”, o pianificare piccoli interventi intraday (una telefonata stabilita a un certa ora, todo, ecc) fissati in giornata. La sincronizzazione fra il tuo smartphone, il portatile e il fisso, è assicurata 🙂

SCRIVERE e ANNOTARE

Conservare i documenti elaborati in passato non è soltanto una prassi consolidata, ma è diventato uno dei punti di forza dei liberi professionisti che adottano tecnologie digitali. Appunti, bozze, testi brevi o documenti complessi, presentazioni e fogli di calcolo: maggiore è la base dati, e più rapida e flessibile sarà l’elaborazione di nuovo materiale informativo.

• CV professionale aggiornato su LinkedIn.
• Microsoft Office o Libre Office o Google Apps, per redigere documenti in locale o in cloud.
• Modello di preventivo.
• Modello di offerta commerciale (copertina, introduzione, servizi o prodotti, tempi di progetto, costi, responsabilità, aspetti economici, aspetti tecnici, validità dell’offerta, firma, profilo e contatti).
• Facsimile di fattura.
• Post-it elettronici, per appuntarsi note sul desktop (per il mio Ubuntu, amo xpad)
• Registrazione audio clienti, con smartphone o software VoIP.
• Alla pari di link salvati tra i Preferiti, pagine Web scaricate in locale e documenti trovati su reti peer to peer, anche le immagini costituiscono un vero asset, un punto di forza per accrescere il valore della tua posizione e professionalità. Quindi, crea una knowledge base grafica fatta di immagini catturate con fotocamere, risultati di scansioni di documenti cartacei o fotografie, immagini salvate da Internet (create in proprio o ricevute da clienti o fornitori), fotografie acquistate via Web (Fotolia, ecc.)

L’IDENTITÀ DIGITALE

Senza visibilità web, non esisti. Di sicuro non per i potenziali clienti (ma anche fornitori o partner, ogni tanto, stenteranno).

Prima di comprare un dominio Internet, creati un’identità digitale a partire da come pensi che uno sconosciuto vorrebbe trovarti: il nome (non il tuo nome!), il logo, le descrizioni, il sommario. Se fai l’avvocato, nessuno ti cercherà per nome e cognome, ma ad esempio con “avvocato Novara” e magari il tipo di mansione da farti svolgere (es.”preliminare vendita immobile”). Questo può non esserti ancora chiaro adesso, ma lo sarà quando ti rivolgerai ad un’esperto SEO perchè nessuno visita il tuo sito web. Pensaci subito e chiedici aiuto. Lascia che siamo noi ad occuparcene, anche dei dettagli (emblemi, simboli, colori preferenziali, ricorrenza di decorazioni fisse, uguaglianza di font grafici e stili di scrittura, fotografie personali ricorrenti, sintesi esplicative identiche per i medesimi temi). Anche un biglietto da visita elettronico (coerente) pubblicato qua e là, è fondamentale, ti ricordi cosa sono i backlink?

Creare un sito web è facile: vai su GoDaddy o Aruba, compri un dominio per 15€ l’anno e ti fai scrivere un po’ di codice da tuo cugino che fa l’ITIS informatica. Oppure apri un blog barra sito su Blogger o WordPress, non ti serve nemmeno sapere di informatica. Poi, stampi un biglietto da visita con Vistaprint e lo distribuisci in paese. Magari i contatti non sono molti, e pensi che iscriversi a Pagine Gialle non faccia male. Ma i contatti restano pochi, e allora ti lamenti che il tuo negozio è proprio fuori mano. Allora tendi le orecchie e, questa volta, le sirene cantano di campagne online e social… Pensi che sia la volta buona? NO.

Fare promozione online e dare visibilità (permanente) ad un sito web è difficile… Affidati ad uno specialista!

LA SICUREZZA INFORMATICA

Aggiorna sempre sistema operativo e software.

• Firewall: McAfee, ZoneAlarm (versione base, gratis), ecc.
• Antivirus: Symantec, McAfee, Avg (versione base, gratis), ecc.
• Antispyware: Lavasoft Ad-Aware, Spybot Search & Destroy, ecc.

Preferibilmente, passa a Linux (ti liberi dalle incombenze di cui sopra) o Mac OS X.

CONTATTI e COMUNICAZIONI IN TEMPO REALE

• E-mail e Fax con Internet.
• Chiamate/chat con clienti o collaboratori: Skype, Whatsapp, Slack, ecc.
• Customer care e servizo ticket con clienti: Zendesk, ecc.
• Spazio disco in cloud: Dropbox, Google Drive, ecc. Usa WeTransfer per trasferire grossi file.

OUTSOURCING

• Assumi altri freelance per alleggerirti il carico: Upwork, Freelancer, ecc.
• SEGRETARIA: per poche decine di euro al mese, puoi attivare un servizio di “segretaria a distanza“. Con www.segretariaincloud.it le chiamate vengono deviate ad un’operatrice che risponde, prende nota e trasmette il messaggio via App, e-mail o sms. Se vuoi, può anche prendere appuntamenti, condividendo con te calendario e contatti del tuo telefono o PC. Anche attivare un Numero Verde contribuisce alla tua immagine professionale e, grazie alla deviazione delle chiamate, sei sempre reperibile dai clienti. Per averlo, vai su www.numeroverde.com  o www.numeroverde800.com.

FINANZA PERSONALE

Abbraccia l’home banking e apri un conto online (iwbank, fineco, ecc.), richiedi una carta di credito CartaSì, collegala a PayPal e tieniti di riserva una prepagata PostePay in caso di bisogno.

GESTIRE LE UTENZE VIA WEB

• Paga luce (registrati allo sportello Web di Enel), gas ed acqua.
• Paga il telefono (registrati allo sportello Web del tuo fornitore).
• Evita di perdere tempo in coda, usa l’ufficio postale online: posta ibrida, telegrammi, raccomandate, pacchi, bollettini (generici, bollo auto anche su sito dell’Aci, ICI, canone RAI, multe dela Polizia Stradale, RAV, modelli F23 e F24). Se vuoi inviare un pacco senza andare alle Poste, usa un broker (es. spedire.com), avrai il ritiro a domicilio ad un prezzo addirittura più basso.
• Ricordati dell’anticipo Novembre e della scadenza a Giugno per Irpef e Irap, più i periodici versamenti IVA trimestrali, con i siti dell’Agenzia delle Entrate Fiscononline ed Entratel. Le dichiarazioni che si possono inviare sono numerose: Modello Unico, Modello IRAP, IVA annuale, 730, 770. Al registro si possono trasmettere anche contratti di affitto, atti notarili o pagare i modelli F24.

VIAGGIARE PER LAVORO

Il lavoratore autonomo non può eccedere in viaggi o spostamenti, perchè la quota che a fine anno può scalare dal reddito come spesa di rappresentanza è irragionevolmente ferma al 2%.

• Risparmia sui voli aerei con Skyscanner e viaggia low-cost.
• Prenota su Trenitalia per lavorare durante un viaggio.
• Offri o cerca passaggi con Blablacar.
• Evita gli auto-velox con l’App navigatore social Waze (Android, iOS) o il sistema Coyote.
• Prenota alloggi su Kayak o low cost su AirBnb.

RISORSE PER I PROFESSIONISTI

• Fai una verifica di primo livello del numero di partita IVA dei tuoi clienti. Se interessato solo all’Italia, verificali con l’Agenzia delle Entrate.
• Abbonati al Cerved: si va da info finanziarie, strutturali e patrimoniali (bilanci, composizione societaria, visure ipocatastali, ecc.) a classiche info camerali (visure camerali, atti ufficiali, schede persona, ecc.). Oppure paga a consumo con Infocomas. Altri siti: pratiche.it (€ 20 di credito omaggio con codice 5947FBF), Data Company, Pratiche, Overlex,  Teleinformazioni,  Visura.it,  Visurnet. Per avere un’idea della tipologia di documenti che puoi trovare in Camera di Commercio, clicca quì.
• Visura su targhe automobilistiche: Aci.
• Visure sugli immobili (residenziale/aziendale): Agenzia del Territorio.
• Gare e appalti: Appalti.org, Bandi Web, Banchedati online, Europages (versione base, gratis), Info Appalti, Infordat, Telitel.
• Siti degli ordini professionali: tocca a te smazzarteli (ma se vuoi, programmiamo spider web automatici per estrarre info in maniera mirata e strutturata).

Autore: Johnny T. è sviluppatore full-stack, seo, copywriter e specialista in marketing web. In aggiunta a creare interfacce user-friendly come spediamo.it e smartfix.it ed a lanciare progetti come la segretaria virtuale, Johnny si diverte a leggere libri eccezionali e a pensare di avere ancora del tempo libero. Contattalo su LinkedIn.